SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PERTEMUAN I
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. Pengertian
Sistem informasi : Seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. SIM adalah sistem informasi yang diterapkan bagi kepentingan manajemen, dan secara sederhana manajemen dapat diartikan Getting things done through people (Harold Koonzt dan Cyril O’Donnel}
Sistem Informasi Manajemen : adalah suatu sistem dimana unit organisasi memiliki suatu kerangka informasi tunggal dan terpadu untuk pengumpulan informasi yang diperlukan bagi kepentingan kegiatan manajemen.
2. Evolusi bentuk informasi
§ Observasi langsung
§ Secara lisan
§ Secara tertulis
§ Komputerisasi
3. Sumberdaya yang dikelola Manajer dalam proses manajemen (Mc Leod)
§ Man (manusia)
§ Money (uang, dana) Physical
§ Material
§ Machine
§ informasi Representasi
4. Kekuatan yang mendorong makin perlunya SIM
§ perubahan ekonomi secara global
§ perubahan ekonomi industrial
§ perubahan perusahaan
§ perubahan teknologi komunikasi
5. Aktivitas dalam Sistem Informasi
§ Input (masukan, Data)
§ Process (pengolahan data)
§ Output (keluaran, Informasi)

Top management needs an accurate picture of their culture to develop and direct the changes their organizations need to succeed today. An accurate picture helps them make hiring decisions, design leadership development and retention strategies, optimize performance, ensure alignment with corporate strategy, and make merger and acquisition decisions

Bagan aktivitas Sistem Informasi
(Jane P. Loudon)
Lingkungan SI

INPUT
(DATA)

PROCESSING
- KLASIFIKASI
- PENATAAN
- PENGHITUNGAN












OUTPUT
INFORMASI
UMPAN BALIK






6. Tujuan penerapan SIM
§ Untuk mencapai keunggulan competitive
§ Untuk mencapai keunggulan comparative
7. Lingkungan yang berpengaruh terhadap SIM
§ Untuk dunia bisnis
o Finance society
o Suppliers
o Labor union
o Stock holder
o Competitor
o Costumer
o Government/local society
o Global community
§ Untuk dunia pendidikan/lembaga pendidikan
o Government
o Local society
o Professional organization
o Competitor
o Costumer
Dalam prakteknya Penerapan SIM sangat dipengaruhi oleh kebudayaan masyarakat, untuk itu perlu dilakukan secara bertahap dan hati-hati agar apa yang diharapkan dari penerapan SIM dapat tercapai. Dalam kaitan ini kebudayaan masyarakat dapat dikelompokan kedalam :
¨ Masyarakat pra-informasional
¨ Masyarakat informasional
Masyarakat pra informasional adalah masyarakat yang belum melihat informasi sebagai sumberdaya yang penting serta pengaruhnya dalam kehidupan tidak begitu menonjol, sedangkan masyarakat informasional adalah masyarakat yang telah menyadari pentingnya informasi sebagai sesuatu yang berpengaruh besar dalam kehidupan.
Adapun perbedaan kedua kelompok tersebut menurut Sondang P Siagian adalah :
Kemampuan menggabung yg kreatif
Kekakuan paradigma Pra-Informasional Informasional
¨ Dasar ilmiah
Langka
Melimpah
¨ Jumlah Infor
Masi
¨
Eksponensial
LinierPertambah-
an informasi

¨
Lambat/Stabil
Cepat/Berubah-ubahKecepatan
dan isi
¨
Multi Media
Mono MediaCara penyam
paian
¨
Individu
Mesin/bantuan mesinUnit penang-
anan info
¨
Pluralistis
MonistisKerangka ni-
lai tafsiran
¨
Banyak orang pada seorang
Seorang ke Banyak orangHubungan
informasi

¨
Masa depan
Masa laluOrientasi
waktu
PERTEMUAN 2
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Karakteristik/Ciri-ciri SIM
1. Bersifat total/menyeluruh, mencakup :
· dilihat dari bentuknya
a. formal – informal
b. manual – komputerisasi
· dilihat dari bidangnya
a. sistem informasi proyek
b. sistem informasi perkantoran
c. sistem informasi forcasting
d. sistem informasi penopang keputusan
2. Bersifat terkoordinasi :
keseluruhan cakupan SIM dilaksanakan dilaksanakan secara terstruktur, terdepartemen tasi tapi harus terkoordinasi secara terpusat
Initially, the term TRANSFORMATIONAL LEADERSHIP was viewed as a PERSONAL QUALITY, an ability to inspire employees to look beyond self-interest and focus on organizational goals. The concept has evolved over time; now it is often viewed as a broad STRATEGY that has been described as "facilitative."
ERIC Digests

SI
SI
SI


PROSES
PIHAK
MANAJEMEN







3. SIM terintegrasi secara rasional
Sub-sub sistem dikoordinasikan menuju tercapainya integrasi secara rasional. Logis, efektif dan efisien
4. SIM mentransformasikan data menjadi informasi dengan berbagai cara
5. SIM meningkatkan Produktivitas
6. SIM sesuai dengan sifat dan gaya manajer (personil) yang akan menggunakannya sehingga terhindar dari kesenjangan
7. SIM menggunakan kriteria mutu yang telah ditetapkan serta relevansi.
8. SIM memiliki sub sistem informasi


PIHAK
MANAJEMEN
SI
SI
SI


PROSES











Konsep dasar Informasi
o Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Data (bahan baku informasi) adalah kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan sebagainya (Gordon B. Davis)
o Informasi yaitu semua data yang mempunyai arti bagi pihak pemakai, sedangkan data adalah sebuah fakta tertentu
(Winardi)
o Informasi adalah data (data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka) yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. (McLeod)
o Dalam Sistem informasi, informasi memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau mengungkap sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka. Dalam dunia yang tidak menentu, informasi menggurangi ketidak pastian, terutama dalam mempertimbangkan pilihan-pilihan dalam pembuatan keputusan, bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan atau kurang dibuatuhkan.
o Ciri/sifat-sifat informasi
· benar – salah (berhubungan dengan realitas)
· baru
· tambahan
· korektif
· penegas
o syarat informasi (dalam konteks manajemen)
· cepat (dilihat dari segi waktu)
· tepat/akurat (dilihat dalam hubungannya dengan realitas)
· lengkap (ddilihat dari cakupan)
· relevan (dilihat dari konteks kebutuhan)
o Klasifikasi informasi
· Informasi untuk manajeman dan informasi pertanggungjawaban
· Informasi proses dan informasi proyek
· Informasi historis dan informasi masa datang
· Informasi intern dan informasi ekstern
· Informasi identifikasi dan informasi relasi
Pendekatan dalam mempelajari SIM
1. Pendekatan Teknis. pendekatan yang menekankan pada model normatif, bersifat matematis serta mengacu pada kecakapan teknologi secara fisik dan formal dari suatu sistem informasi
2. Pendekatan Prilaku. pendekatan yang lebih menekankan pada pengaruh sistem informasi terhadap individu, kelompok, organisasi, dan masyarakat.
3. Pendekatan Gabungan. pendekatan yang mencoba mempelajari sistem informasi dengan menggabungkan kedua pendekatan tersebut di atas yakni model normatif dan model sosial/fungsional

PERTEMUAN 3
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Faktor –faktor yang mempengaruhi penataan SIM
1. Hirarki dalam struktur organisasi
1. Hirarki adalah pelapisan atau tingkatan yang menyePERTEMUANkan adanya rantai komando yang mengatur hubungan atasan-bawahan
2. Dalam hirarki tercakup pembagian wewenang dan span of control
2. Iklim Organisasi (Organizational Climate): an overall feeling that is conveyed by the physical layout, the way participant interact, and the way members of the organization conduct themselves with costumer or the outsiders (Fred Luthans)
· Klasifikasi pembagian wewenang dalam manajemen
ü
Klasifikasi DasarCentralized management
ü Decentralized management
ü
Manajemen KoordinatifCollegial management
ü Joint management
ü Collaborative/collective management
· Ciri-ciri dalam arus informasi
· Centralized management
§ Informasi yang ditampung sangat banyak
§ Informasi harus selalu disampaikan pada manajemen puncak
§ Bisa menimbulkan information overload
· Decentralized management
§ Informasi arusnya sangat tersebar karena ada delegasi dalam pembuatan keputusan
§ Arus informasi tidak terlalu padat
§ Manajemen puncak mengendalikan organisasi melalui ringkasan informasi
· Coordinative management
§ Informasi tersebar sesuai wewenangnya
§ Manajer senior dan yunior sama-sama memiliki informasi penting bagi pengambilan keputusan
§ Sistem informasi rumit karena harus dibuat agar jangan sampai tumpang tindih (ovelapping)
§ Struktur organisasi biasanya matriks
3. Gaya Manajemen : yaitu bagaimana para manajer memanfaatkan waktunya dalam menangani organisasi dalam bidang :
§ Menangani pekerjaan
§ Melaksanakan human relation
§ Supervisi
§ Reward ang punishment
v Gaya manajemen sangat dipengaruhi oleh :
· Mutu pemikiran
· Sikap dasar
· Pengalaman
· Sifat pengolahan informasi
· Kecerdasan emosi
Empat unsur kualitas pemikiran manusia

Preseptif


Sistematis Intuitif








Reseptif

v Ciri-cirinya :
a. Intuitif :
§ Trial and error dalam menguji berbagai bentuk pemecahan masalah
§ Tiodak menganggap penting pemrosesan data menjadi informasi
b. Sistematis
§ Menstrukturkan masalah secara tepat untuk pemecahan masalah
§ data-data diolah dan dianalisa dengan cermat tersusun dan logis
c. Preseptif
§ Memusatkan perhatian pada hubungan antara unsur suatu data yang diperoleh
§ Cepat menguji data rincian untuk memadukan dengan data-data bidang lain
d. Reseptif
§ Memerlukan informasi rinci dan cenderung tenggelam pada rincian tanpa mengaitkan dengan data dari bidang lain
§ cenderung melihat permasalahan secara parsial tidak integral

PERAN-PERAN MANAJERIAL DARI MINTZBERG

1. Interpersonal roles :
v Figurehead : Manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial
v Leader : Manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan
v Laison : Manajer melakukan hubungan dengan orang-orang di luar organisasi dengan tujuan menyelesaikan masalah bisnis

2. Informational roles :
v Monitor : Manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit (organisasi)
v Disseminator : Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang di dalam unitnya
v Spokesperson : Manajer meneruskan informasi yang berharga kep[ada orang-orang diluar unitnya—pimpinan dan orang-orang dilingkungannya

3. Decisional roles :
v Entrepreneur : Manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi
v Disturbance Handler : Manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga, seperti devaluasi dollar dsb.
v Resources Allocator : Manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana yang mendapat sumber daya
v Negotiator : manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya
PERTEMUAN 4
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

· Manusia dan Informasi
Manusia adalah makhluk yang tidak hanya mencerap informasi/data tapi juga sebagai pemroses informasi (information processor), pemrosesan informasi pada manusia dapat digambarkan sebagai berikut
Rangsangan eksternal
Ingatan
Jangka
Panjang

Ingatan
Jangka
Pendek



Analisis

Decision






· Manajer dan Sistim Informasi
Sikap manajer terhadap sistem informasi akan dipengaruhi oleh sifat-sifat manajer yang bersangkutan
Sifat-sifat Manajer
Dampak pada sistem Informasi
Tidak mengandalkan pada sistem yang tak dipahami
Sistem harus sederhana, mudah dipahami
Bertorientasi pada manusia
Lebih senang menerima informasi dari manusia
Orientasi penggunaan waktu yang efisien
Kurang suka interaksi langsung dengan sisInfo
Tak suka kejutan
Memberikan informasi pokok (key Info)
Tak ingin terlihat bodoh
Menghindari semua diskusi sistem dg personil
Prioritas
SisInfo ditata sesuai prioritas


Facilitative leadership may also require richer perceptions of organizational life. Lee Bolman and Terry Deal (1991) identify four "frames" for thinking about leadership. The RATIONAL frame focuses on the formal demands of the system, such as goals, policies, and constraints. The HUMAN RESOURCE frame considers the human need of participants. The SYMBOLIC frame addresses the values, rites, and rituals that provide members with a sense of community. The POLITICAL frame considers the way that participants pursue their own interests (ERIC Digests)

· Kebutuhan dan sumber Informasi (IRM)
ü Kegiatan Organisasi
Middle manager /Professional
Lower Manager
Top
Manager
Lapisan Manajer Lapisan Profesional

Personil Operasi Bagian Administrasi








ü Top Manager/Management
- memerlukan informasi terpadu
- menentukan dalam menentukan SIM yang dipakai
ü Middle Manager terbagi dua yaitu
§ Upper Middle Manager
- sangat terlibat dalam penataan SIM
§ Specialist/Professional
- penyeliaan Staf semi profesional
ü Lower Manager
- Supervisi personil operasi
- keterlibatan dalam SisInfo cukup besar
- bisa menjadi anggota SisInfo tertentu
ü Personil operasi
- keterlibatan yang terbatas pada SisInfo
- melakukan transaksi/kegiatan kemudian diproses oleh SisInfo
Titik berat perhatian
Top
Middle
Lower
Perencanaan Strategis, analisis alternatif.dan
Alokasi Sumber Daya, Policy Making
Review dan Evaluasi Total, masalah
Kritis, Leadership/seremonial

Penyeliaan langsung, review
Rinci, pengendalian operasi,
menyelesaikan masalah personil



Orientasi Waktu
Kegiatan manajerial


Orientasi Masa Depan


Orientasi Masa Kini dan
Lampau
Middle
Lower
Top



Tidak Berulang
Tidak Terstruktur
Keputusan Tak dapat
diramal
Info belum tersedia
Berulang
Terstruktur
Informasi biasanya sudah tersedia


Jenis Kegiatan
Top
Middle
Lower

· Sumber daya informasi menurut Raymond McLeod terdiri dari :
o Perangkat keras komputer
o Perangkat lunak komputer
o Para spesialis informasi
o Pemakai
o Fasilitas
o Database
o Informasi
· Mutu informasi
Mutu suatu informasi yang disampaikan akan bervariasi, ini terjaddi karena ada bias/kesalahan yang diseababkan oleh :
o Metode pengukuran dan pengumpulan data yang salah
o Tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar
o Data hilang atau tidak di olah
o Kesalahan mencatat atau mengoreksi data
o File historis/induk yang salah atau keliru memilih file historis
o Kesalahan dalam prosedur pengolahan misalnya kesalahan program komputer
o Kesalahan yang disengaja
Cara mengatasi hal tersebut antara lain adalah :
o Pengendalian intern
o Audit intern dan ekstern
o Menambahkan batas kepercayaan pada data
PERTEMUAN 5
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

v Informasi dan komunikasi
Apabila informasi dipertukarkan maka komunikasi akan terjadi, komunikasi dapat terjadi antara manusia, manusia dengan mesin, dan antara mesin dengan mesin. Informasi hanya dapat melaksanakan tugasnya dalam proses komunikasi apabila informasi tersebut disesuaikan dengan pihak penaerima. Kebutuhan akan informasi perlu ditetapkan (Sesuai dengan yang membutuhkan informasi) berdasarkan:
o Jenis informasi
o Jumlah informasi
o Biaya
v Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari kata “communication” yang secara etimologis berarti “the act of communicating, a sharing of information, a means of communicating, as a way of passing from one place to another, news; a message” (Webster’s super new School and Office Dictionary). Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi menunjukan pada suatu tindakan mengkomunikasikan sesuatu dalam hal ini informasi dalam bentuk berita atau pesan dengan menggunakan sarana komunikasi ertentu, sementara itu dalam Webster’s New Collegiate Dictionary disebutkan bahwa
“Communication 1: an act or instance of transmitting 2a: information communicated b: a verbal or written message 3a: a process by which information is exchanged between individuals through a common system of symbols, signs, or behaviour b: personal rapport…..5a: a technique for expressing ideas effectively b: the technology of the transmission of information”
definisi ini nampaknya lebih komprehensif dibanding yang pertama sebab dimensi di dalamnya sangat terperinci yang mencakup makna Tindakan menyampaikan
Ø Informasi yang dikomunikasikan
Ø Pesan verbal atau tertulis
Ø Suatu proses dimana informasi dipertukarkan diantara individu melalui sistem simbul, tanda atau prilaku
Ø Tehnik mengekspresikan ide secara efektif
Ø Teknologi penyampaian informasi
Dengan memperhatikan definisi-definisi tersebut di atas, pemahaman tentang istilah komunikasi semakin jelas, dan untuk lebih memperjelas khususnya penggunaan dalam organisasi, maka disuni akan dikemukakan beberapa definisi
“from managerial perspective …. Commmunication refers to the transfer of information via an understandable message from a sender to others. All communication attempts to transfer some type of information. Some transfers are successful, others are not. The key ingredient is that the information is presented in the form of undrstandable message to those with whom the sender wishes to communicate” (Louis E. Boone, David L. Kurtz)
“Communication is the process of exchanging information. Vardaman and Halterman have defined,’by communication we mean the flow of material, information, perception, and understandings between various parts and members of an organization…all the methods, means, and mediaof communication (communication technology), all the channels, networks, and the system of communication (organizational communication) all the person to person interchange (interpersonal communication) … it includes all aspects of communications : up, down, lateral ; speaking, writing, listening, reading, methods, media, modes, channels, network flow; interpersonal, intraorganizational, interorganizational’. Thus communication contains all interpersonal, interorganizational, interpersonnel, intraorganizational, mutual, vertical, horizontal information passing and interaction” (V.P.Michael, 1989: 63)
dengan melihat definisi di atas baik yang pertama ataupun yang kedua nampak bahwa komunikasi merupakan suatu proses yang mencaku unsur-unsur yang terdiri dari : 1). Sumber (source, sender); 2). Pesan (message); 3). Saluran (channel); 4). Penerima (reciever), sumber mengirimkan pesan dalam bentuk informasi baik lisan ataupun tertulis melalui cara tertentu yang kemudian diterima oleh pihak lain (penerima).

v Jenis-jenis komunikasi
Dilihat dari cara penyampaiannya komunikasi dapat dikelompokan ke dalam tiga jenis yaitu :
1) Komunikasi lisan (verbal)
2) Komunikasi tertulis (written)
3) Komunikasi bukan lisan dan tertulis (body language : eye contact, gesture and posture)
Dilihat dari hirarki ke-efektifan situasi, komunikasi dikelompokan ke dalam tiga jenisdengan ke-efektifan yang makin menurun yaitu :
1) Komunikasi dua arah tatap muka (two-way, face to face)
2) Komunikasi dua arah tidak tatap muka (two-way, not face to face)
3) Komunikasi dengan pesan tertulis (written message)
Dilihat dari arah komunikasi khususnya dalam suatu organisasi komunikasi dapat dikelompokan menjadi :
1. Komunikasi atasan-bawahan (downward, superior-subordinate)
2. Komunikasi bawahan-atasan (upward, subordinate-superior)
3. Komunikasi mendatar (horizontal, subordinate-subordinate)
Dilihat dari situasinya komunikasi dapat dibagi ke dalam dua jenis yaitu :
1) Komunikasi formal
2) Komunikasi informal
v Tingkatan Informasi
o Tingkatan teknis ( seberapa akurat informasi dapat disalurkan)
o Tingkatan semantik ( seberapa tepat simbol-simbol yang disalurkan dapat membawakan arti yang diinginkan)
o Tingkatan efektivitas ( seberapa cocok pesan tersebut sebagai motivasi tindakan manusia
Tujuan sebuah sistem komunikasi adalaaah membuat reproduksi pesan yang dipilih dari sumber ke tujuan.

v Proses komunikasi
Sebagaimana diketahui bahwa komunikasi pada dasarnya merupakan suatu interaksi yang di dalamnya terjadi suatu proses, bila digambarkan sesuai dengan makna dari pengertian komunikasi akan terlihat sbb:

Sumber


Pesan


Saluran


Penerima

Sementara itu menurut V.P. Michael proses komunikasi digambarkan sebagai berikut :
Source


Coding


transmitting


noise
Channel


Receiving


Decoding


Destination

Conley and Goldman urge would-be facilitative leaders to move slowly, assessing their own leadership styles and the school's culture before diving in. Not every school is ready to embrace collaborative leadership, and every organization goes through periods when highly directive leadership is more appropriate.
Principals should clearly communicate their intentions and carefully choose the target for their initial efforts; ideally, the issue should be one that is important to teachers, yet safe enough that the principal can live with any outcome. Emerging facilitative leaders should also seek out like-minded colleagues to form a support network.
Shirley Hord (1992) counsels patience, noting that "change is a process, not an event." She points out that individuals must change before the institution can, and that they do so in different ways and at different rates. Facilitators must adapt their strategies to these individual variations.
Above all, Conley and Goldman caution administrators against becoming preoccupied with formal roles, structures, and procedures. Workplace democracy is not an end in itself but merely a way of enhancing teacher performance and student learning (ERIC Digests)

PERTEMUAN 6
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

§ Sistem Informasi Strategis
Adalah suatu sistem informasi (berbasis komputer) yang digunakan untuk setiap tingkatan organisasi yang mengubah tujuan, operasional, produk, jasa, dan hubungan lingkungan untuk membantu organisasi memperoleh keuntungan keunggulan kompetitif. Dalam pandangan strategis (strategic view) produk atau jasa adalah keseluruhan paket barang secara fisik, layanan pendukung dan informasi organisasi yang disediakan untuk menciptakan nilai bagi pelanggannya.
§ Perkembangan konsep dan sistem informasi
Periode waktu
Konsep Informasi
Sistem Informasi
Tujuan
1950 - 1960
§ Perintah birokrasi
§ Electronic accounting Machine
§ Pemrosesan akuntansi dan data dengan cepat


1960 - 1970
§ Mendukung tujuan yang bersifat umum
§ SIM dan Pabrik Informasi
§ Pemenuhan laporan secara umum cepat
1970 - 1980
§ Mengendalikan manajemen
§ Decision Support System (DSS)
§ Memperbaiki pembuatan keputusan
1980 - 2000
§ Keunggulan bersaing
§ Sistem strategis
§ Meningkatkan daya tahan organisasi

§ Penerapan Sistem Informasi dikatakan strategis jika tujuannya memenuhi kriteria sebagai berikut (kriteria tujuan Sistem Informasi Strategis)
o Mencapai posisi kepemimpinan biaya rendah
o Menyediakan diferensiasi produk/jasa dan nilai lebih bagi konsumen
o Menciptakan aliansi perusahaan, pemasok dan langganan
o Peningkatan nilai produk dengan tampilan dan dukungan yang inovatif
o Memungkinkan pertumbuhan pasar secara geografis atau ekspansi volume
o Membantu mengenalkan produk ke pasar
§ Pengelolaan Informasi untuk keunggulan kompetitif
Untuk memperoleh keuntungan kompetitif, organisasi perusahaan harus menentukan kesempatan-kesempatan strategis mana yang harus dilakukan organisasi bisnis. Menurut Jane P. Loudon ada dua bentuk perusahaan dan lingkungannya dalam mengidentifikasi wilayah bisnis dimana Sistem Informasi dapat memberikan keunggulan kompetitif yaitu :
1. model kekuatan kompetitif ( Competitive Force Model)
2. model rantai nilai (Value Chain Model)
§ Competitive Force Model
Model ini menjelaskan interaksi pengaruh-pengaruh eksternal khususnya ancaman dan kesempatan yang mempengaruhi strategi organisasi dan kemampuan bersaing
§ Keunggulan kompetitif dapat dicapai dengan :
1. memperkuat kemampuan perusahaan untuk bernegosiasi dengan pelanggan, pemasuk, produk, dan jasa pengganti dan pemain pasar yang baru.
2. memperkuat strategi persaingan melalui :
a. diferensiasi produk – menciptakan produk dan jasa unik yang dapat dengan mudah dibedakan dari pesaing.
b. Diferensiasi fokus – menciptakan ceruk pasar yang baru dengan menentukan target khusus untuk produksi atau jasa yang dapat berfungsi sebagai barang superior (barrier to entry)
Mengembangkan keterkaitan yang ketat dengan konsumen dan pemasok (integrasi, akuisisi, bukan monopoli) Menjadikan produsen berbiaya rendah

PESAING BARU
peusahaan
pesaing

PRODUK DAN
JASA SUBSTITUSI








PELANGGAN

PEMASOK

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS


Although management information systems do not have to be computerized, normally they are. With the common use of personal computer today and the emergency of the so-called information superhighway, almost all information processing is done by computers. MIS involves generating, processing, and transmitting information. The system itself involves not only computer hardware and software but also data and people – both MIS personnel and users.

Although MIS is usually associated with integrated networks of information that support management decision making, MIS can also be used for strategic planning, improved costumer service, and for communication per se. .. on decision making devotes attention to how computerized system, especially artificial intelligence and expert system, can support decision making, but for now it can be said that MIS can be used as part of the interpersonal and organizational communication system, for example, managers can get on the system to ask others for information about solving problems or can use sustem to monitor the literature on particular technological developments. (Fred Luthan.1995. Organizational Behaviour:420)






KULIAH 7

Fred Luthans, 1995. Organizational Behaviour, McGraw Hill Int. Edition. Hal. 420SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


PERTEMUAN 7
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

§ Value chain model
Model ini memfokuskan pada kegiatan utama atau pendukung yang menambah margin nilai bagi produk atau jasa perusahaan (organisasi), dimana SI dapat diterapkan dengan baik dalam mencapai keunggulan kompetitif. Model ini memandang kegiatan-kegiatan sebagai suatu rangkaian atau rantai kegiatan untuk menambah nilai terhadap produk /jasa
§ Kegiatan utamanya (berhubungan dengan)
o Produksi
o Distribusi
o Produk/jasa
o Penyimpanan material Peningkatan nilai bagi pelanggan
o Penjualan
o Pemasaran
o Pelayanan
§ Kegiatan pendukung
o Infra struktur organisasi
o Sumber daya manusia
o Teknologi
o Pembelian
§ Dalam model ini keuntungan kompetitif dicapai jika :
o Memberi nilai lebih pada pelanggan
o Memberi nilai yang sama dengan harga lebih rendah
§ Konsep value chain menurut Michael Porter
Dalam hubungan ini terdapat beberapa bentuk keterkaitan perusahaan/organisasi dalam kaitannya dengan pihak lain yaitu sebagaimana terlihat dalam gambaaar berikut:
1. keterkaitan perusahaan dengan pemasok


PEMASOKNYA PEMASOK

PEMASOK

PERUSAHAAN



2. keterkaitan dengan pelanggan


PERUSAHAAN

PELANGGAN

PELANGGANNYA PELANGGAN



3. keterkaitan proses dengan value chain perusahaan. Nilai-nilai individual dalam suatu perusahaan bersifat interdependen







§ dampak bagi manajer dan organisasi
manajer organisasi harus mengidentifikasi peluang teknologi informasi yang mungkin diterapkan dengan mempertimbangkan :
1. kekuatan dalam industri (lembaga, organisasi) yang dimiliki
2. strategi yang diterapkan market leader
3. organisasi apa yang sudah menerapkan dan bagaimana kecocokannya
4. arah perubahan industri dan momentumnya
5. kelayakan menerapkan teknologi informasi serta kecocokannya
6. rencana strategi bisnis saat ini dan kesejalanannya dengan pelayanan informasi
7. bagian-bagian yang dapat memberi nilai terbanyak bagi perusahaan.
v Organisasi dan Sistim Informasi
o Tinjauan terhadap organisasi
o Dari sudut struktur (hirarki jabatan)
o Dari sudut prilaku (interaksi individu dengan organisasi)
v Sistem informasi lebih bersentuhan dengan organisasi ditinjau dari sudut prilaku.
o Gibson mendefinisikan prilaku organisasi sebagai :
o Cara berfikir, prilaku yang berada pada individu, kelompok dan tingkat organisasi.
o Prilaku adalah multi disiplin yang menggunakan prinsip, model, teori dan metode –metode disiplin lain, prilaku organisasi adalah bidang yang berkembang dalam kedudukan dan pengaruhnya
o Adanya orientasi kemanusiaan
o Adanya orientasi kerja, menyangkut sikap dalam bekerja, dan bagaimana cara meningkatkan kerja
o Lingkungan eksternal berdampak signifikan terhadap prilaku organisasi
o Prilaku sangat tergantung pada disiplin. Perlu metode ilmiah dalam menentukan faktor-faktor yang berpengaruh
v Faktor-faktor yang berpengaruh pada prilaku organisasi antara lain
o Proses organisasi
o Struktur organisasi
o Desain pekerjaan
o Gaya kepemimpinan
o Komunikasi
o Pesaing
o Lingkungan ekstern/kultural
o Pemerintah
v Hubungan sistem informasi dengan organisasi
o Tidak bersifat kontradiktif (saling melengkapi)
o Dapat mengubah cara hidup suatu organisasi
o Dapat mengubah keseimbangan hak, privilij, dan kewajiban pertanggungjawaban dan perasaan yang telah terbina sekian lama dalam organisasi.
Oleh karena itu manajer harus memahami organisasi termasuk karakteristik struktur dalam organisasi yang berkaitan dengan :
o Pembagian tugas yang jelas
o Hirarki
o Aturan dan prosedur yang jelas
o Pertimbangan-pertimbangan yang tak terpisah-pisah (terpadu)
o Kualifikasi posisi teknis
o Efisiensi organisasi yang maksimum

Information is increasingly recognized as not only a significant element in the planning-controlling process but also as a major organizational resources.. if the decision maker defines a problem as a gap between the actual state and a desired state, information is utilized both to identify and to describe the gap. Information will also be utilized in evaluating alternative methods of bridging the gap. (Louis E. Boone, David L. Kurtz, Principle of Management. P. 452)

A management Information System or MIS, collects, organize, and distribute data in such a way that it meets the information needs of managers. A good MIS provides information useful to managers in fulfilling their planning, organizing, leading, and controlling responsibilities. It does this through reports that get the right persons on a timely ang cost-efficient basis…….. Any MIS operates as a systematic and interrelated set of procedures for gathering data and processing them into information for managerial attention. ……….The purpose of any MIS is to facilitate the accomplishment of organizational objectives through improved problem solving and decision making….. management at all levels are directly affected by any information sysrem. In many ways this group is the focus of the MIS.












John R. Schermerhorn. 1984: 491-500


PERTEMUAN 8
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


v Database
Database (pangkalan data/basis data) merupakan serangkaian file data yang tersusun dan saling berkaitan secara logis yang disediakan/dipelihara untuk kepentingan SIM. Menurut George M Scott Database adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian file tertentu Pengelolaan/penataan guna memudahkan penggunaan pangkalan data disebut manajemen database. Dengan demikian suatu database merupakan kumpulan file yang dapat dipergunakan dalam suatu Sistem Informasi guna menunjang/membantu aktivitas suatu organisasi. Database adalah pusat dimana berbagai data yang diperlukan dapat diakses untuk dapat diolah menjadi suatu informasi. Di dalamnya tersusun urutan-urutan data dari elemen data paling rendah sampai ke yang tertinggi. Secara tradisional hirarki data terdiri dari: (1) elemen data, (2) catatan, dan (3) File. Elemen-elemen data kemudian dicatat dan kumpulan catatan pada tahap berikutnya dibentuk menjadi suatu file. Dalam suatu sistem yang menggunakan komputer pengorganisasian data terdiri dari bit, byte, fields, records, files dan Database . Bit adalah adalah unit terkecil data yang ditangani komputer, sekelompok bit disebut byte yang mewakili suatau karakter tunggal dapat berbentuk huruf, angka atau simbol lain, sekelompok karakter yang dimasukan pada suatu kata yang lengkap (seperti nama) disebut field, dan sekelompok field yang berhubungan (seperti nama tempat tanggal lahir, alamat) disebut record, sekelompok rekord yang sama jenisnya disebut file
v Goal dan Objective dari sebuah database
Pada dasarnya SIM tidak dapat berjalan tanpa adanya suatu Database, karena dengan Database ini maka pengolahan data menjadi informasi dapat dilakukan dengan cepat, efektif dan efisien, dengan demikian Database bertujuan untuk :
1. Memudahkan pengaksesan data untuk diolah menjadi informasi
2. Menghindari data redundancy
3. Mempercepat pembaruan masing-masing record secara serempak
4. Memperbaiki manajemen dan mempertinggi efektivitas kinerja organisasi


v Model pengorganisasian File/Data
1. Model hirarki. Merupakan model pangkalan data yang mengorganisasikan data/file dalam suatu strruktur yang berbentuk pohon. Satu rekord dibagi dalam segmen-segmen dalam suatu hubungan parent - child. Dalam tiap rekord unsur data ditata dalam penggalan-penggalan rekord. Setiap rekord akan nampak mempunyai suatu segmen puncak yang disebut Root . untuk lebih jelas dapat dilihat dalam gambar berikut :


INDUK

PEGAWAI ROOT
KOMPENSASI
TUNJANGAN

TINGKAT
PRESTASI
TUGAS-TUGAS
ANAK PERTAMA
ANAK KEDUA









(Diadaptasi dari Kenneth C. & Jane P. Loudon : 1996 :279)
2. Model Jaringan (Network). Model ini menggambarkan data secara logis dalam beberapa hubungan, dalam hal ini parent dapat mempunyai beberapa anak dan anak dapat mempunyai beberapa parent (lebih dari satu), untuk jelasnya dapat dilihat dalam gambar berikut :

MATA KULIAH 1
MATA KULIAH 3
MHS 1
MHS 2
MHS 3
MHS 4
MHS 5












(Diadaptasi dari Kenneth C. & Jane P. Loudon : 1996 :280)

3. model relational (hubungan).model yang menunjukan bahwa semua data dalam pangkalan data nampak seperti tabel dua dimensi namun informasi di dalamnya lebih dari satu file yang dapat dikombinasikan, bila digambarkan sbb

Nomor
esanan
Tanggal Pesanan
Tanggal Pengiriman
Nomor Barang
Jumlah Barang
Total Pesanan
256
25022002
28022002
12
2
1.000
257
15032002
18032002
14
4
10.000
258
20032002
25032002
16
5
25.000

No. barang
Nama barang
Harga per unit
No.pemasok
12
Komputer A
500
351
14
Komputer B
2.500
352
16
Komputer C
5.000
353

No.pemasok
Nama pemasok
Alamat pemasok
351
PT Aqua
Jln. Wahyu 3 Kng
352
CV Tirta
Jln. A. Yani Kng
353
Kop. Sejahtera
Jln. Cigugur 21 Kng

(Diadaptasi dari Kenneth C. & Jane P. Loudon : 1996 :279)

The very process of identifying problems, seeing new possibilities and changing the routines by which we adapt or cope will require rethinking and redesign. And therein lies a problem because we are now talking about changing our mental models, our personal habits of perceiving, thinking and acting, and our relationships with others that are thoroughly embedded. We are talking about having to unlearn some things before new things can be learned. And this level of change involves two kinds of anxiety (Edgar H. Schein May 19, 1994 )PERTEMUAN 9
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


v Konsep dasar sistem
Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerja sama untuk mencapai tujuan. Menurut Gordon Davis sistem bisa bersifat abstrak maupun fisik. Sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung, sedsangkan sistem fisik adalah sistem yang dapat diamati dan bersifat konkrit. Model umum sebuah sistem adalah masukan, pengolah, dan keluaran baik yang sifatnya tunggal maupun jamak. Disamping itu sistem dapat juga bersifat tertutup (sistem tertutup) dan bersifat terbuka (sistem terbuka). Sistem tertutup adalah sistem yanga dalam proses kegiatannya tidak berhubungan dengan sistem-sistem diluarnya, sedangakan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan sistem-sistem lain dalam melakukan proses kegiatannya dalam bentuk impor input dari sistem diluarnya dan mengekspor output ke luar sistem.




SISTEM

OUTPUT
KELUARAN

INPUT
MASUKAN


(Model Sistem sederhana)



SISTEM
INPUT
OUTPUT
INPUT
OUTPUT
OUTPUT
INPUT


(Model sistem dengan banyak input dan output)


dilihat dari sudut kepastiannya sistem dapat dikelompokan ke dalam sistem diterministik dan sistem probabilistik. Sistem diterminisstik adalah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan. Interaksi diantara sub-sub sistem dapat diketahui dengan pasti, sebagai contoh adalah program komputer yang dapat beroperasi dengan tepat sesuai dengan rangkaian instuksinya. Sistem Probabilistik adalah sistem dimana dalam beroperasinya meampunyai kemungkinan-kemungkinan hasil, dan terkadang mengandung unsur kemungkinan kesalahan
v Factoring Sistem
Konsep sebuah sistem menuntut manusia untuk melihatnya sebagai suatu keseluruhan, namun karena keseluruhan itu terdiri dari bagian-bagian yang saling berinteraksi, maka dalam menganalisanya kadang diperlukan langkah pengunsuran (factoring) yaitu suatu upaya memerinci sistem menjadi sub-sub sistem, sehingga unsur-unsur dan interface-nya dapat dianalisa dengan cermat, apalagi bila suatu sub sistem terdiri dari sub-sub sistem yang lebih kecil lagi, bila digambarkan nampak sebagai berikut :
SISTEM



B1
B2
B3
A21
A22
C1
C2
SUB SISTEM A
SUB SISTEM B
SUB SISTEM C
A1
A2
C11
C12







v Karakteristik sistem
Suatu sistem berbeda dengan sistem lainnya atas dasar karakteristiknya yang berbeda-beda. Adapun karakteristik sistem yang dapat membedakan (yang menyebabkan suatu perbedaan) suatu sistem dari sistem lainnya adalah :
§ Boundary . adalah batasan yang menggambarkan sesuatu yang berada dalam suatu sistem dan sesuatu yang berada diluarnya/lingkungan eksternal suatu sistem
§ Environment. Segala sesuatu yang berada di luar sistem yang dapat berpengaruh pada asumsi, kendala, dan input suatu sistem.
§ Input. Sumberdaya dari lingkungan yang dipergunakan dan dimanipulasi oleh sistem
§ Output. Sumberdaya yang disediakan oleh sistem untuk lingkungan suatu sistem.
§ Component. Unsur-unsur sistem (proses/sub-sub sistem) yang mentransformasikan input menjadi output
§ Interface. Tempat atau situasi dimana sub-sub sistem atau sistem dan lingkungannya berinteraksi
§ Storage. Tempat yang dipergunakan suatu sistem untuk menyimpan materi, energi dan informasi baik sementara maupun permanen/tetap.
v Pengembangan sistem
Sustu sistem yang akan diterapkan dalam suatu organisasi biasanya akan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut :
o Analisis sistem
o Perancangan/desain sistem
o Implementasi sistem
o Manajemen sistem
o Evaluasi sistem

In this talk I would like to explore the relationship of culture to learning. We all seem to agree that one of the key characteristics of the 21st century organization will be the ability to learn. Many of us even believe that the ability to learn will be the major competitive advantage that some organizations will have over others. We are therefore caught up in a frenzy of trying to figure out not only what organizational learning is but how to do it and how to do it faster than the competition.
In that frenzy I find more optimism than realism. Learning and the change that inevitably accompanies it is a complex process, often less successful than we would like it to be, a source of joy when it works, but a source of pain and tension when it does not. The result of shared learning in a group is what we come to call the culture of the group, so if further learning is needed, we face the difficult problem of unlearning, of giving up something that we have come to value because it made us successful in the past. Much of the explanation of why learning to learn is so difficult therefore has to do with culture, so it is incumbent upon us to understand more about the interaction of culture and learning, and to identify, if possible, what the elements of a culture might be that would truly facilitate learning to learn
(Edgar H. Schein May 19, 1994 )
PERTEMUAN 10
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


v Analisis sistem
Dalam menerapkan sistem informasi terlebih dahulu perlu dilakukan analisis sistem, hal ini dimaksudkan agar sistem benar-benar aplikabel dalam suatu kerangka organisasi tertentu. Analisis sistem merupakan suatu upaya untuk mencari secara spesifik hal-hal yang dibutuhkan dalam suatu sistem baik oleh pemakai sistem maupun ruang lingkup pekearjaan sistem. Dalam melakukan analisis sistem seorang analis sistem harus melakukan penelitian secara umum sebelum melakukan analisis secara terinci.
v Rasional analisis sistem
Terdapat beberapa pertimbangan kenapa diperlukan analisis sistem dalam suatu organisasi pertimbangan tersebut antara lain :
1. Problem solving. Sistem yang ada/sedang berjalan tidak dapat berfungsi dengan baik (tidak efektif dan efisien) sehingga perlu diperbaiki
2. New regulation. Adanya aturan baru baik dalam masalah keuangan maupun Sumberdaya lainnya akan menuntut suatu perubahan tertentu dalam mekanisme organisasi termasuk dalam sistem informasi
3. New policy. Kebijakan baru yang dikeluarkan oleh pimpinan puncak akan berakibat pada perlunya upaya-upaya penyesuaian dalam pengelolaan sistim informasi, sehingga sistem yang ada perlu dikaji dan dianalisis kembali
4. New technology. Penggunaan teknologi baru akan berimplikasi pada perubahan dalam penataan dan pengelolaan serta mekanisme organisasi, sehingga diperlukan penyesuaian sesuai dengan tuntutan penggunaan teknologi baru tersebut, untuk itu penerapannya memerlukan anaisis sistem yang cermat.
5. System improvement. Terkadang akibat perubahan lingkungan eksternal yang sangat cepat berakibat pada kesulitan sistem internal beradaptasi, untuk itu perlu dilakukakan upaya perbaikan sistem, yang sebelumnya sudah tentu diperlukan analisis atas sistem yang ada/sistem yang sedang berjalan
v Menentukan luas analisis sistem
Analisis sistem merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan pertanyaan (sebagai pedoman umum)
1. apa yang harus dicakup dalam suatu sistem (termasuk sistem yang baru) secara umum
2. informasi apa yang diperlukan
3. siapa yang memerlukan informasi, dimana dan dalam bentuk apa
4. dari mana dan dalam bentuk apa informasi yang dikumpulkan
5. bagaimana data/informasi tersebut dikumpulkan
pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dapat membantu dalam menentukan luas analisis sistem, disamping sudah tentu ketersediaan dana dalam pelaksanaan analisis sistem tersebut.
Dalam upaya tersebut diperlukan langkah-langkah pengumpulan fakta dengan kerangka kerja melalui kegiatan :
1. analisis tingkat keputusan. Mencari informasi pada tingkatan pimpinan yang berperan sbagai decision maker
2. analisis arus informasi. Mencari informasi guna mengidentifikasi informasi apa yang dibutuhkan, oleh siapa, dan darimana informasi itu diperoleh serta perangkat keras apa yang dipergunakan
3. analisis Input-Output. Mengidentifikasi input-output dari suatu bagian serta organisasi secara keseluruhan
dalam upaya tersebut proses identifikasi dapat dilakukan melalui kegiatan wawancara. 2. observasi. 3. penggunaan angket/studi dokumentasi
SIX C’S OF CAPABILITY
Also at this stage I invented my own definition of capability because it was fun and because it was easy to memorise. It was taken up, slightly adapted, by the RSA. Capability can be analysed into five or six capacities that an educated human being ought to be able to develop. In the hope of showing that I was reasonably respectable as far as the academic world was concerned, I first wanted to get across the idea that a capable person must understand and acquire the necessary knowledge as the basis for sensible action: COMPREHENSION. But I hurriedly went on to say that that is not enough. You may be able to swallow the Encyclopaedia Britannica but you can still be pretty much of a fool at the end of it. Indeed I have to say that in my long career I have met people with double firsts and the highest post-doctoral qualifications who are quite incapable of purposive and sensible action, because COMPREHENSION is the main attribute that examinations are designed to assess.
Next, the educated individual should have a proper sense of values, otherwise he or she has no background against which to decide between truth and error, between goodness and wickedness or between beauty and ugliness and I called that CULTIVATION, which is a useful word in that it implies both a method of achieving these virtues and an end-product, so that I would ask the higher education system to produce cultivated people. Those two — COMPREHENSION and CULTIVATION — I am willing to concede have always been a part of the armoury of traditional higher education but I can think of at least four other human qualities which were of equal importance but much more difficult to produce through the educational process.
Next, COMPETENCE, by which I meant the application of specialised knowledge such as that of the lawyer, the doctor or the technician. Not only do they have to know everything about the theory of their craft but they also have to practise it and apply it in a wide range of difficult circumstances. And again it is possible to educate somebody in such a way that he or she can reproduce the relevant textbooks but never competently apply them. The same goes for lawyers and even, I am afraid, teachers.
Then comes the development of a very remarkable human capacity, CREATIVITY, which is the quality though which most of the great things in the world have been introduced. I have a simple faith that every human being who is born brings something potentially new and important into the world. We vary enormously in our capacity for CREATIVITY but we all have it in some degree. One of the tasks of education is to find some way of giving release to this capacity, through the arts or in other ways. One might achieve all four outcomes or virtues that I would like to see education empower people with — COMPREHENSION, CULTIVATION, COMPETENCE and CREATIVITY — and still be a very isolated and selfish individual. One necessary part of this whole process, therefore, must be to help people to understand that they are not islands, as John Donne put it, but that they are connected to all their fellows: COOPERATION. Finally, there seems to me still to be a vital attribute whose development ranks too low among the educator’s major aims. I am thinking of a person’s general capacity to manage his own life, to cope with his environment, to profit from experience, to master what used to be called the art of living, to reach sensible decisions and act on them. To call this quality ‘gumption’ or ‘nouns’ is to incur the charge of vulgarity; to call it ‘wisdom’ verges on the high-faluting; to call it ‘lifemanship’ lacks seriousness. I settle for COPING.
I was sometimes urged to add yet another ‘C’, confidence. However, I do not see confidence as a target or a goal at which the educator aims. I see it as the outcome of the kind of education that I have tried to describe. I can think of no way of producing confidence, other than by developing the six Cs.
CAPABILITY VOLUME 1(1) 1994
PERTEMUAN 11
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


v Desain sistem
Desain (design) merupakan upaya untuk menggambarkan, merencanakan, pembuatan sketsa atau penyusunan elemen-elemen menjadi sutu kesatuan yang utuh. Desain sistem berarti memadukan sistem sebagai suatu keseluruhan. Dalam melakukan desain sistem, analis sistem harus sudah mengetahui paling tidak tiga hal yaitu :
1. keluaran/output
2. masukan/input
3. file-file yang dibutuhkan
dalam tahap permulaan langkah penentuan desain konseptual (sering dipadankan dengan feasibility design/gross design/high level design) sangat penting, mengingat hal ini akan sangat berpengaruh pada arah dan kejelasan sistem informasi manajemen yang akan digunakan. Adapun input untuk desain konseptual adalah :
1. rumusan singkat mengenai kebutuhan informasi manajemen
2. seperangkat sasaran manajemen untuk SIM
adapun tugas-tugas pokok dalam melaksanakan desain konseptual menurut Murdick et.al adalah :
ü mendefinisikan masalah secara terinci
ü menyaring sasaran manajemen untuk menetapkan sasaran sistem
ü menetapkan kedala sistem
ü menentukan kebutuhan dan sumber informasi
ü mengembangkan desain-desain alternatif dan memilih salah satunya
ü mendokumentasikan desain sistem konseptual
Mendefinisikan masalah bermakna bahwa sebelum melakukan pendesaian sistem maka analisis sistem perlu menalami masalah-maslah yang dihadapi oleh suatu sistem yang sudah ada atau oleh bidang kerja organisasi yang akan disusun rancangan sistemnya. Hal ini dimaksudkan agar nantinya sistem yang diterapkan dapat dengan tepat menjawab/memecahkan masalah yang dihadapi oleh organisasi/atau masalah yang mungkin dihadapi.
Setelah dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada, maka dapat diketahui sasaran manajemen yang ingin dicapai, dan apabila sasaran tersebut cukup bervariasi dan beragam, maka analis sistem harus berupaya menyaring sasaran utama yang dapat mencakup/memenuhi sasaran lainnya, hal ini tidak sederhana sehingga perlu pengkajian dan diskusi dengan para akhli serta pihak intern organisasi, agar penyaringan sasaran tepat
Menetapkan kendala sistem dimaksudkan agar bila sistem telah diterapkan kendala-kendala tersebut dapat diminimalisir atau bahkan dihilangkan, atau apabila dikenakan pada sistem yang ada, diharapkan agar sistem baru yang diterapkan dapat terhindar dari kendala-kendala tersebut. Kendala dapat terjadi dalam unsur hardware maupun software atau bahkan keduanya, disamping kendala SDM.
Langkah berikutnya adalah menentukan informasi apa yang dibutuhkan, ini tergantung kepada siapa yang membutuhkan, top manajemen berbeda kebutuhan informasinya dengan middle manajemen ataupun karyawan operasional baik dalam keluasannya maupun lingkupnya. Sesudah itu tentukan dari mana informasi itu dapat/harus diperoleh apakah murni dari pihak intern organisasi atau harus melibatkan unsur di luar organisasi.
Apabila langkah-langkah tersebut sudah dilakukan maka perlu dirumuskan/dikembangkan desain sistem yang mungkin diterapkan, oleh karena itu perlu dikemukakan alternatif-alternatif sistem agar memungkinkan dilakukan pemilihan sistem yang paling aplikabel. Langkah ini penting dan akan sangat bermanfaat guna mempelajari kelibihan dan kekurangan masing-masing desain sistem, sesudah iru kalau mungkin memadukannya untuk meminimalisir/menghilangkan kekurangan-kekurangannya.

EDUCATION FOR ACTION

Meanwhile, in order to clarify my mind on this I read any books I could find that I thought might have some real influence on my thinking. One of them was The Aims of Education by the great organic philosopher, A.N. Whitehead. He emphasized that the acquisition of knowledge was not the ultimate criterion of an educated person. Whitehead made it clear to me that a properly educated person should develop the capacity to cope with his life satisfactorily and that knowledge was not an end in itself but the means to purposive and rational action. This belief, or prejudice as you may think, was greatly reinforced when I read a remarkable book by Professor John Macmurray called The Self as Agent, where he articulated, with all the skill of a trained philosopher, the relationship between knowledge and action. He made it even clearer to me that knowledge was for the use and benefit of mankind (as Bacon put it), and that rational action inevitably included knowledge, but that knowledge alone got you nowhere until you learned how to apply it.
This belief was confirmed when I happened upon a statement by William Temple, a former headmaster of Rugby, that the most disastrous moment in the history of Europe was when Rene Descartes remained for a whole day shut up alone in a stove and invented the aphorism ‘Cogito, ergo sum’. Temple’s judgment has been subsequently endorsed by many eminent philosophers, including Karl Popper and Anthony Kenny. It was Temple, too, who wrote that:
‘the aim of education is to develop everything about a man that distinguishes him from an animal or a machine, the discipline of intelligence, the quickening of imagination and the widening of sympathy.’.
These were the ideas which became firmly lodged in my mind, although there was not a great deal I could do about it during the next six years when I was in charge of the Schools Branch. It was part of the wisdom of the time that the Ministry were not allowed, did not want, and could not even conceivably be thought to want, to have anything to do with the curriculum. Indeed, whenever I attended an overseas conference for the Ministry, I used to boast that, unlike any of our benighted neighbors in Europe, the Ministry had nothing to do with the curriculum which was entirely under the direction of the headmaster and staff of his school with some loose superintendence from the governors of the school (CAPABILITY VOLUME 1(1) 1994)


PERTEMUAN 12
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


v Implementasi sistem
Desain sistem yang sudah dipilih baik itu untuk mengisi sistem baru maupun mengganti sistem yang lama dalam penerapannya perlu dilakukan secara hati-hati, hal ini berkaitan dengan kemungkinan terjasinya kendala yang sipatnya praktis yang belum terpikirkan dalam model desain yang dipilih
Terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan dalam implementasi sistem antara lain :
Ø Tahapan uji coba
Ø Tahapan evaluasi
Ø Tahapan perbaikan/revisi
Ø Tahapan penerapan sistem
Tahapan uji coba merupakan tahapan penerapan sistem dengan suatu pengawasan yang cermat pada tiap-tiap sub sistem, tahapan ini pada dasarnya merupakan implementasi sistem yang sebenarnya dalam kondisi yang sebenarnya juga, sehingga apa yang terjadi pada tahapan ini itulah yang akan terjadi dalam penerapan sistem selanjutnya. Seorang analis sistem dalam tahapan ini paling tidak melakukan dua hal penting yaitu
Ø Mencatat masalah/kejadian penting yang merupakan suatu penyimpangan dari yang seharusnya
Ø Melakukan langkah koreksi/perbaikan darurat agar uji coba dapat terlaksana sampai selesai sesuai yang direncanakan
Ø Menghentikan uji coba apabila terjadi penyimpangan yang sangat fatal apalagi jika membahayakan
Apabila desain sistem yang dibuat dimaksudkan untuk mengganti sistem yang sudah ada maka uji coba perlu dilakukan secara bersama-sama, cara ini akan sangat bermanfaat karena dapat sekaligus membuat suatu perbandingan antara sistem yang akan menjadi pengganti dengan sistem yang akan digantikannya, meskipun desain sistem baru mengacu pada upaya peningkatan kinerja sistem yang sudah ada sehingga secara umum sudah diketahui masalah-masalah yang dihadapinya sebagai hasil analisis sistem sebelum desain sistem baru dibuat.
Tahapan evaluasi merupakan tahapan yang bisa dilakukan selama uji coba berlangsung atau sesudah uji coba selesai, namun evaluasi secara menyeluruh biasanya dilakukan sesudah uji coba tuntas. Apabila hasil evaluasi menunjukan masih banyak masalah maka langkah revisi harus dilakukan baik itu revisi partial maupun revisi total, dengan acuan utamanya efektivitas dan efisiensi sistem, sesudah tahapan-tahapan tersebut selesai barulah sistem tersebut dilaksanakan sepenuhnya.

Gambar 12.1 bagan langkah implementasi sistem

DESAIN SISTEM

UJI COBA SISTEM


1. pencatatan
masalah

2..perbaikan
langsung







EVALUASI SISTEM
OK

TIDAK

REVISI SISTEM

PENERAPAN SISTEM




v Metode penerapan sistem
Menurut Murdick and Ross setelah disain sistem selesai dibuat, dalam penerapanya terdapat empat metode yang bisa digunakan yaitu :
1. terapkan pada suatu organisasi yang baru dibentuk
2. ganti sistem lama dengan sistem baru
3. gantikan operasi sistim lama dengan yang baru secara bertahap pada sub-sub sistemnya
4. terapkan sistem lama dengan yang baru secara paralel sambil dilakukan pengalihan secara bertahap
sementara itu menurut McLeod proses penggantian sistem lama dengan sistem baru (cutover) dapat dilakukan dengan menggunakan metode-metode sebagai berikut :
1. Pilot (percontohan). Penerapan secara penuh sistem baru pada suatu cabang organisasi
2. immediate (serentak). Penerapan sistem baru secara penuh dan serentak pada organisasi
3. phased (bertahap). Penerapan sistem baru diterapkan bagian per bagian dalam suatu organisasi
4. Parallel (berbarengan). Sistem lama dijalankan secara bersama-sama dengan sistem baru sampai sistem baru diperiksa secara menyeluruh serta siap menggantikan sistem lama secara penuh.
v Tugas-tugas penerapan sistem (Murdick and Ross)
ü Merencanakan kegiatan penerapan
ü Mencari tempat dan membuat layout untuk peralatan
ü Menyususn organisasi personalia untuk penerapan
ü Menyiapkan prosedur-prosedur untuk pemasangan atau instalasi
ü Menyiapkan program latihan pegawai yang akan menjalankan tugas
ü Menyiapkan perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan
ü Menyusun file-file serta membuat formulir-formulir yang diperlukan
ü Uji coba keseluruhan sistem serta menyelesaikan peralihan sistem lama ke baru
ü Mendokumentasikan sistem
ü Mengevaluasi sistem
ü Menyediakan pemeliharaan sistem.


Empowerment, also referred to as shared decision-making, is essential to school reform and to the changing demands in a global world. The principal is the building leader who structures the climate to empower both teachers and students at the site. Empowerment translates in to teacher leadership and exemplifies a paradigm shift with the decisions made by those working most closely with students rather than those at the top of the pyramid. It is natural that the principal should be the leader in implementing and supporting empowerment and teacher leadership.
Paul M. Terry, National FORUM Journals

PERTEMUAN 13
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

v Manajemen sistem
Dalam suatu organisasi, tanggungjawab manajemen sesudah implementasi sistem berjalan dalam operasional keseharian adalah mengelola sistem untuk mencapai produktivitas optimal. Kegiatan manajemen yang penting dalam kaitan ini adalah
o Monitoring pelaksanaan sistem
o Memelihara sistem agar tetap berjalan sesuai tujuan
Monitoring merupakan aktivitas pemantauan yang dilakukan secara kontinyu, langkah ini dimaksudkan untuk melihat bagaimana suatu sistem (terutama sistem yang baru) berjalan, sehingga apabila terjadi penyimpangan dapat dilakukan koreksi secara langsung. Penyimpangan yang terjadi mungkin bukan pada suatu sistem secara keseluruhan (bila desainnya sudah baik) tapi pada tataran operasional baik karena kelemahan Sumber Daya Manusia, maupun pada perangkat sistem lainnya baik unsur hardware maupun software
Disampaing upaya memonitor sistem, upaya memelihara sistem agar sesuai dengan tujuan penggunaannya juga merupakan aspek penting lainnya dalam mengelola sebuah sistem. Langkah pemeliharaan menuntut adanya akhli yang menguasai bagaimana beroperasinya sebuah sistem, hal ini dimaksudkan agar pemeliharaan benar-benar fokus pada sistem secara keseluruhan, meskipun penganalisisannya bisa dilakukan dengan metode factoring sistem.
Apabila dalam suatu organisasi tidak terdapat ahli sistem/analis sistem, maka sebaiknya dilakukan audit sistem secara periodik dengan interval waktu sesuai pertimbangan kebutuhan dan dana yang tersedia, karena memanfaatkan tenaga akhli biasanya memerlukan dana cukup besar. Adapun tipe-tipe audit antara lain :
1. Post-implementation Audit. Yaitu audit yang dilakukan sesudah sistem dilaksanakan sepenuhnya, dengan tujuan untuk mengidentifikasi apakah yang terjadi sesungguhnya sesuai dengan apa yang diperkirakan/diproyeksikan dalam tahap pengembangan /perancangan, oleh karena itu analis sistem yang terlibat dalam desain dan implementasi sistem tidak melakukan audit ini, melainkan sebaiknya menggunakan jasa konsultan lain agar hasilnya bisa obyektif
2. Routine-operation Audit. Yaitu audit yang dilakukan oleh pengawas yang sudah ditunjuk oleh sistem itu sendiri. Dalam sistem yang tidak terlalu besar, audit ini biasanya dilakukan oleh analis atau programer pemelihara.
3. Financial Audit. Yaitu periksaan yang berkaitan dengan laporan keuangan organisasi, untuk kemudian memberikan opini tentang kewajaran dan kesesuaian dengan dengan prinsip-prinsip akuntansi yang umum.
4. System Audit. Yaitu suatu pemeriksaan terhadap sistem secara keseluruhan, biasanya mencakup unsur-unsur :
a. Desain dan logika sistem
b. Logika pemrograman, sistem operasi dan komputer
c. Desain konfigurasi komputer
d. Operasi komputer
e. Sistem backup
f. Keamanan dan prosedur pengawasan
g. dokumentasi
secara umum prinsisp dasar dalam pemeriksaan sistem adalah unsur kelengkapan dan efektivitas pengawasan dalam pelaksaan sistem yang beroperasi dalam suatu organisasi.
Leadership is necessary to help organizations develop a vision of what they can be, then mobilize the organization change toward vision. The contexts of leadership involve commitment and credibility (Foster, 1986) and, it is suggested here, involve a radical change in thinking to achieve leadership effectiveness (Paul M. Terry, National FORUM Journals)



PERTEMUAN 14
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

v Evaluasi Sistem
Evaluasi sistem merupakan langkah penting bagi kontinuitas suatu organisasi, mengingat perubahan yang sangat cepat baik dalam dimensi internal maupun eksternal. Perubahan-perubahan yang terjadi perlu diadaptasi dengan tepat, dan untuk itu suatu sistem perlu dievaluasi dalam kaitan lingkungan organisasi yang lebih luas.
Menurut Phi Delta Kappa “Evaluation is the process of delineating, obtaining, and providing useful information for judging decision alternatives. Dengan mengacu pada pengertian evaluasi sebagaimana dikemukakan dimuka, dapat ditarik beberapa esensi dari evaluasi yaitu bahwa evaluasi merupakan suatu kegiatan yang berkesinambungan guna memberikan penjelasan terhadap obyek yang dievaluasi, upaya menjelaskan dilakukan dengan pemerolehan data-data tentang obyek evaluasi dengan mengacu pada kriteria/indikator obyek yang telah ditentukan. Data-data yang diperoleh kemudian diolah sehingga dapat menjadi suatu informasi yang berguna dalam pembuatan keputusan. Keputusan-keputusan dalam kenyataannya banyak sekali kemungkinan-kemungkinannya, oleh karena itu apa yang dilakukan oleh aktivitas evaluasi dapat membantu mempertajam pemilihan keputusan yang akan diambil.
Menurut Prof Abin Syamsuddin dalam tulisannya Penilaian Program Pendidikan mengemukakan bahwa seyogyanya penilaian program pendidikan memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
i. Berorientasi pada tujuan
ii. Bersifat komprehensif
iii. Menggunakan berbagai pendekatan
iv. Serasi dan berkesinambungan
v. Berfungsi ganda (untuk berbagai keperluan)
vi. Berorientasi pada kriteria keberhasilan
dengan memperhatikan syarat-syarat tersebut nampak jelas bahwa evaluasi perlu dilakukan secara cermat agar dapat diperoleh suatu informasi yang tepat, akurat dan bermanfaat bagi suatu perbaikan pelaksanaan program/sistem atau penggantian sistem/program yang lebih memungkinkan guna mencapai tingkat efektivitas yang tinggi, hal ini juga berarti posisi evaluasi sangat penting dalam suatu sistem.
Dilihat dari tingkat kepentingannya evaluasi dapat dikelompokan ke dalam evaluasi imperatif yakni evaluasi yang dapat menyatakan pentingnya implementasi dan operasional sistem baru,dan evaluasi desireable yaitu evaluasi berkaitan dengan unsur-unsur yang dibutuhkan dalam suatu sistem akan tetapi tidak mendesak.
Terdapat beberapa model dalam evaluasi sistem yaitu :

§ I-P-O (Input-Proses-Output)
§ I-P-O-I (Input-Proses-Output-Impact)
§ C-I-P-O-I (Context-Input-Proses-Output-Impact)
§ 3P (Program-Process-Product)

model-model tersebut pada dasarnya dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan evaluasi yang telah ditentukan, yang penting evaluasi yang dilakukan harus mengarah pada upaya perbaikan dalam kinerja organisasi dalam hal efektivitas dan efisiensi atau produktivitas organisasi, terlebih-lebih bagi suatu organisasi bisnis.

v Tujuan evaluasi

Pada dasarnya tujuan evaluasi adalah untuk menilai bagaimana pelaksanaan suatu program baik itu dalam penerapan sistem baru maupun melihat efektivitas dan efisiensi pelaksanaan sistem yang sudah berjalan. Dengan langkah ini pimpinan suatu organisasi akan dapat menentukan langkah-langkah yang diperlukan agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Disamping itu dalam kaitannya denga delegasi wewenang evaluasi juga dapat digunakan untuk melihat bagaimana akuntabilitas para pegawai dalam mengimplementasikan suatu sistem atau program/kebijakan yang telah digariskan, disamping itu evaluasi juga dapat menjadi sarana untuk memonitor seluruh kegiatan organisasi dengan maksud untuk melakukan perbaikan yang diperlukan.

Adapun alasan-alasan melakukan evaluasi (program) dalam suatu organisasi menurut Emil J. Posavac dalam bukunya Program evaluation: Methods and case studies (1992) adalah :

1. fulfillment of accreditation requirement
2. accounting for fund
3. answering requests for information
4. choosing among possible program
5. assisting staff in program developement and improvement
6. learning about unintended effects of programs


What could I be doing to improve my performance?
Be reflective. Take time to ask these questions of yourself. Respond through journal entries, through mapping out a plan for change/action, including possible professional development and involvement in school activities, through evaluation of your teaching program and through examination of student's learning outcomes.
Be prepared to work collaboratively. Plan with other teachers. Establish situations where you can work in a team with colleagues, making the most of everyone's expertise. Watch other teachers and select effective teaching strategies to try. Seek feedback from colleagues on your own performance. Include parents in your planning. Include students in your planning.
Be actively involved in your own professional learning, in your students' learning, with parents/carers, in school activities and in the development of your school as an effective, quality provider of educational service.
Recognize the qualities of an effective learning environment and plan for communication and cooperation within your community of learners, collaboration and collegiality to seek improvement, an environment conducive to learning, shared common goals, and order and discipline to ensure an educationally productive environment that promotes safety and a positive outlook.
PERTEMUAN 15
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


v Teknologi Informasi
Teknologi adalah penerapan ilmu pengetahuan dalam kehidupan sehari-hari dengan maksud untuk mempermudah kehidupan manusia. Semua itu sangat terasa dewasa ini dimana banyak fasilitas-fasilitas yang dibuat manusia telah dapat membantu menyelesaikan berbagai masalah yang pada masa lalu mungkin dianggap cukup sulit, meskipun perlu juga disadari bahwa teknologi bukan segala-galanya.
Diantara hasil karya manusia yang cukup dominan dewasa ini adalah berkembangnya mesin pintar yaitu komputer dengan kemampuan yang cukup mengagumkan serta perkembangan teknologinya yang sangat cepat baik dalam hardware-nya maupun software-nya. Semua ini jelas sangat berpengaruh juga dalam cara penataan informasi yang perkembangannya tidak lagi linier namun sangat akseleratif baik dalam kuantitas maupun kualitasnya. Keadaan ini jelas berpengaruh juga pada sistem informasi manajemen, sehingga dewasa ini sangat sulit untuk membicarakan SIM tanpa memperhatikan penggunaan komputer, meskipun pada dasarnya SIM itu bisa juga berjalan tanpa penggunaan Komputer.
v Manusia dan Komputer
Meskipun penggunaan dapat meningkatkan kemampuan dalam mengelola informasi, namun manusia tetaplah merupakan faktor utama, komputer mampu mengelola/mengolah data dengan cepat dengan presisi tinggi, namun tetap saja pembuatan keputusan harus dilakukan oleh mannusia, karena komputer tidak dapat berpikir seperti manusia, oleh karena itu dalam dunia komputer dikenal istilah GIGO (garbage in garbage out) yang masuk sampah keluar juga sampah, dalam konteks ini peran manusia sebagai pengguna komputer menjadi sangat dominan, jika data yang dimasukan ke komputer salah maka outputnya juga salah dan kesalahan itu jelas terletak pada aktivitas manusianya bukan komputer (kecuali jika yang digunakan komputer rusak sehingga processing oleh komputer tidak normal, oleh karena itu jangan gunakan komputer yang tidak normal).
v Sistem komputer
Pada dasarnya komputer merupakan sebuah sistem, dan sebagai suatu sistem di dalamnya terdiri dari sub-sub sistem terintegrasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), dalam penggunaannya terdapat satu unsur penting lainnya yaitu sumberdaya manusia (brainware). Perangkat keras tidak dapat bekerja tanpa perangkat lunak, begitupun sebaliknya. Perangkat keras dan perangkat lunak keduanya bekerja karena dipandu oleh brainware. Oleh karena itu optimalisasi peran komputer sangat tergantung kepada interaksi ketiga perangkat tersebut . hubungan tersebut bila digambarkan nampak sebagai berikut :


Sistem Komputer





Hardware


Software


Brainwawe



System Software


Output Devices


Application Software


Programming language


Word Processor spreadsheet


Sistem Informasi


Paket aplikasi lainnya


Input Devices


I/O Devices








Bagan Sistem komputer dan Hubungan antar elmen komputer
q Perangkat keras Komputer
Perkembangan teknologi yang sangat cepat telah mendorong perkembangan dalam perangkat keras komputer pun berkembang sangat pesat. Dalam perkembangan tersebut terlihat bahwa spesifikasi dan konfigurasi komputer berubah total. hal ini terlihat dari perubahan-perubahan baik dalam kecepatan maupun dalam kemampuan pengelohan data, berikut ini akan digambarkan perkembangan konfigurasi komputer mulai tahu 1979 sebagaimana terlihat dalam tabel berikut :

Tabel perkembangan teknologi Komputer
Tahun
prosesor
Komputer
Clock Speed (MHz)
1979
8086/8088
IBM PC/XT
4 – 8
1982
80286
AT 286
8 – 28
1985
80386DX
AT 386
16 –33
1989
80486DX
AT 486
25 –66
1993
80586
PENTIUM
60 – 66
1995
80586
PENTIUM PRO
166 – 200
1997
80586
PENTIUM MMX
150 – 233
1997
80586
PENTIUM II
233 – 300
1999
80686
PENTIUM II
300 – 600
2000
80686
PENTIUM III
300 – 850
2001
80686
PENTIUM IV
1300 -

Secara umum hardware komputer terdiri atas CPU (central processing unit), peralatan pheripheral (peralatan input/output) dan peralatan penyimpanan. CPU mempunyai unit kontrol dan unit aritmetik lojik. Control Unit dan ALU mempunyai bagian yang dinamakan register yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan sementara tahapan dari instruksi progra dan data yang akan dipindahkan dari memori utama/main memory ke dalam CPU sebelum proses dimulai, sedangkan peralatan penyimpanan terdiri dari main memory dan auxiliary storage. Main memory merupakan bagian terpisah dari CPU tetapi memiliki keterkaitan yang sangat erat dengan CPU. Main memory menyimpan program sistem operasi, program aplikasi dan data yang digunakan saat itu, bila digambarkan nampak sebagai berikut :

MAIN MEMORY
(RAM)




OUTPUT




INPUT

Unit Kontrol
Unit Aritmetik Lojik




CENTRAL PROCESSING UNIT (CPU)




DISK

DISK



o Unit Kontrol
Unit kontrol pada dasarnya berfungsi sebagai traffic controller dalam hal penentuan hal-hal yang harus dilakukan dan kapan dilakukannya. Cointohnya, perintah untuk membaca data dari auxiliary storage akan ditransfer ke memori utama untuk kemudian diproses di unit aritmetik-lojik, dan hasilnya dikirim kembali ke memori utama untuk kemudian dikirimkan ke peralatan output.
o Unit Aritmetik-lojik
Tugas yang diperankan oleh unit ini adalah :
1. melaksanakan proses aritmetik (perhitungan
2. melaksanakan operasi logika untuk penentuan nilai.
3. membantu mekanisme penentuan keputusan bagi unit kontrol
o Peralatan masukan dan keluara (Input/Output Devices)
Peralatan input merupakan alat untuk memasukan data dan program yang akan diproses, menerjemahkan kode agar dikenal oleh komputer, dan mengurimkan data/program berbentuk bit ke peralatan penyimpanan. Adapun peralatan input antara lain :
1. magnetic ink reader. Alat untuk mendeteksi tulisan tinta
2. optical character reader. Pendeteksi tulisan tangan atau cetak pada kertas dengan menggunakan sinar
3. bar code scanner. Untuk membaca kode produk universal (universal product code), umumnya dipergunakan di perpustakaan dan supermarket.
4. light pen. Alat untuk memodifikasi gambar atau data secara langsung pada layar monitor.
5. touch Screen. Sentuhan pada area tampilan visual untuk memilih menu.
6. voice recognition. Alat yang dapat mengenali suara dalam memasukan input pada komputer.
Sementara itu peralatan outpun antara lain :
1. Printer. Untuk mencetak file yang diinginkan.
2. Plotter . dipergunakan untuk gambar, peta, diagram, atau blue print yang bermutu tinggi.
o Peralatan Penyimpanan (Storage Devices)
1. Penyimpan utama/Primary storage/main memory. Terdiri atas ribuan sel memori atau lokasi penyimpanan. Setiap lokasi memiliki satu alamat untuk melakukan storage and retrieva. Jumlah lokasi storage biasanya dinyatakan dalam satuan Kilobyte (KB = 1024 Byte) atau megabyte (MB = 1024 KB)

2. secondary storage/penyimpanan sekunder. antara lain Terdiri dari Floppy disk (populernya disket), Hard disk, Magnetic type, optical disk.
PERTEMUAN 16
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


q Perangkat lunak (software)
Perangkat lunak merupakan sekumpulan perintah, program, prosedur, dan dokumentasi yang dapat dipahami oleh komputer guna mengatur sistem komputer dalam melakukan tugas-tugas tertentu. Perangkat lunak dapat dibagi pada dua kelompok besar yaitu :
1. System software (perangkat lunak sistem).
2. Application software (perangkat lunak aplikasi)
System software mereupakan sekumpulan program-programyang melakukan fungsi-fungsi dasar sistem komputer seperti mengontrol dan mengkoordinasikan operasi berbagai tipe peralatan sistem komputer. Software ini dapat diklasifikasikan menjadi :
Ø Sistem operasi (operating system) yang berfungsi sebagai interface antara hardware dengan user.
Ø Utility program (program alat bantu)
Ø Program komunikasi
Adapun tugas-tugas sistem operasi antara lain adalah :
v Mengatur operasi input dan output
v Mengatur penempatan data/program pada memori
v Mengatur manajemen file.

Sofware sistem lainnya yang penting adalah program alat bantu yang berfungsi untuk memformat disket, meng-copy file atau manajemen direktori. Beberapa program bantu disertakan bersamaan dengan sistem operasinya, namun ada juga yang harus di-install tersendiri seperti Disk toolkits, data compression utility, backup utility program, virus protector. Beberapa contoh program bantu adalah :
v Symantec’s Norton Utility. Untuk memperbaiki data yang hilang atau rusak serta meningkatkan kecepatan dan kinerja hardware.
v McAffee Vurus Scan. Untuk menindungi sistem dari ancaman virus komputer
v Text Editor. Untuk memperbaiki teks dalam file yang bukan bagian dari dokumen pemroses kata
v Device Driver. Membantu program aplikasi mengenali berbagai piranti hardware
v Spooling program. Mengelola output ke printer serta membebaskan CPU dan RAM dari pekerjaan jika output telah tercetak ke printer.
Application software. Adalah perangkat lunak aplikasi yeng terdiri atas kelompok word processing, spreadsheet, manajemen database, dll. Beberapa contoh perangkat lunak Aplikasi
No
Jenis
Perangkat lunak aplikasi
1.
Word Processing
1. MS-Word (Microsoft)
2. WordStar for Window (WordStar International)
3. CA-Textor (Computer Association)
4. LotusWrite(Lotus Development Corporation)
5. Professional Write Plus (Software Publishing Corporation)
6. Easy Working for Window (Spinnake Software)
2.
Spreadsheet
1. Excel (Microsoft)
2. Lotus 1 2 3 for Window (Lotus Development Corporation)
3. Quatro Pro for Window (Borland International)
4. Improve for Window (Lotus Development Corporation)
3.
Database
1. FileMaker Pro (Claris Corporation)
2. AceFile (AceSoftware)
3. dBase for Window (Borland International)
4. FoxPro for Window (Microsoft)
5. SuperBase (Software Publishing Corporation)
4.
Analytical Graphic
1. Lotus 1 2 3 for Window (Lotus Development Corporation)
2. Excel (Microsoft)
3. MS-Word (Microsoft)
5.
Graphic Presentation
1. Aldus Persuation (Aldus Corporation
2. Harvard Graphics (Software Publishing Corporation)
3. Freelance (Lotus Development Corporation)
4. Power Point (Microsoft)
6.
Illustration Graphics
1. Delta Graph Pro (Delta Point)
2. Aldus Freehand (Aldus)
3. Harvard Draw (Software Publishing Corporation)
4. McDraw (Claris)
5. Adobe Illustrator (Adobe System)
7.
Photo Image Editor
1. Adobe Photoshop (Adobe System)
2. Photostyler (Aldus)
8.
Computer Aided Design
1. AutoCAD (Autodesk)
Perangkat keras untuk dapat berfungsi memerlukan sistem operasi dan proglam aplikasi secara bersamaan, adapun hubungan antara hardware, system software, dan sofware aplikasi dengan pengguna dapat dilihat dalam gambar berikut :
Application software
System software

HARDWARE
USER




Lima tugas manajemen yang saling berkaitan antara perencanaan strategis dan proses penerapan strategi, yaitu :
(1) Memutuskan apa jadinya nanti organisasi itu dan membentuk visi stratejik mengenai dimana organisasi sekarang harus dipimpin, yang sebenarnya menanamkan ke dalam organisasi sadar tujuan memberikan arah jangka panjang, dan memantapkan misi yang jelas dan harus dicapai. (2) menjadikan visi keyakinan dan misi dstratejik menjadi sasaran yang dapat diukur serta target-target kinerja. (3) Memahirkan strategi untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan. (4) Menerapkan dan melaksanakan strategi yang terpilih secara efisien dan efektif. (5) Mengevaluasi kinerja, meninjau kembali perkembangan baru, dan berprakarsa untuk penyesuaian perbaiakan dalam arah sasaran, strategi jangka panjang atau penerapan menururt tinjauan pengalaman aktual, kondisi yang berubah-ubah, gagasan baru dan peluang-peluang baru. (Prof.Dr. H. Ismaun, M.Pd. Guru Besar UPI)









DAFTAR PUSTAKA

Adler, Ronlad B. dan Jeanne Marquardt Elmhorst. Communicating at Work: Principles and Practices for Business ard Professions. 5th Ed. New York: McGrawHill, 1996.
Arwani, Agus, Informatika Komputer, Pekalongan: TT, 2007.
Berko, Roy, M., Andrew D. Walvin dan Darlyn R. Wolvin. Communicating A Social and Carrier Focus. 6th Ed. Boston: Houghton Mifflin Coy. 1995.
Burch, John dan Gary Grudnitski, Information System : Theory and Practice, fifth Edition, New York: John Wiley & Sons, 1989.
Burt Scanlan & J. Bernard Keys, Management and Organzaitional Behavior, Canada: John Wiley & Sons Inc, 1979.
CAPABILITY VOLUME 1(1) 1994.
Edgar H. Schein May, Management Information Systems, 1994.
Fred Luthans, Organizational Behaviour, McGraw Hill Int. Edition, 1995.
George Scott, Priciple of Management Information Systems, New York: McGraw-Hill Book Company, 1986.
Hani, T. Handoko, Manajemen, Yogyakarta: BPFE, 2006.
Harold Koontz, Cyril O’ Donnell & Heinz Weihrich, Management, Tokyo: Mc Graw Hill Inc, 1980.
Himstreet, William C. Wayne Murlin Baty dan Carol M. Lehrnan. Business Communication. Belmont: Wadsworth Publishing Coy. 1993.
James O Brein, Management Information Systems, Edisi 9, Upper Saddler River NJ: Pearson Pretice Hall, 2004.
Kenneth C. & Jane P. Loudon, Management, 1996.
Kesali, Rhenald. Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di Indonesia. Jakarta: Grafitipers. 1994.
Lesly, Philip (ed.). Handbook of Public Relations and Communication. 4th Ed. Chicago: Probus Publishing Co. 1991.
Louis E. Boone, David L. Kurtz, Principle of Management, 1990.
Manullang, M. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia. 1992.
Murphy, Herta A. dan Herbert W. Hildebrant.. Effective Business Communication. New York: McGraw-Hill Paul M. Terry, 1991.
National FORUM Journals
Ralph M Stair, Priciples of Information Systems: A Managerial Approach, Boston: Boyd & Fraser Publ. Co, 1992.
Raymon McLeod, Jr dan George Schell, Management Information Systems, Edisi 9, New Jersey: Pretice Hall, 2004.
Senn, James A, Information System in Management, Fourth Edition, Belmont, California: Wadsworth Publishing Co., 1990.
Siswanto, Bedjo. Manajemen Modern, Konsep dan Aplikasinya. Bandung: Penerbit Sinar Baru. 1990.
Wing Wahyu Winarno, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta: UPP AMP YKPN, 2004.
Wing Wahyu Winarno, Teknologi Komputer dalam Bisnis, Yogyakarta: BP STIE YKPN, 2004.
Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bentley, Victor M. Barlow, System Analysis & Design Methods, Second Edition, Homewood Il: Richard D. Irwin, 1989.

Panduan MYOB

“MODUL”
MYOB ACCOUNTING

PRAKTIKUM I

START MYOB

1. Klik MYOB Accounting dalam menu MYOB
2. Pilih Create (menciptakan data baru dalam file/directory saudara)
3. Isikan Nama Perusahaan dan Alamat lengkap- kemudian klik Next
Nama Perusahaan : PT. CERDAS
Alamat : Jl. Pendowo 33 Kedungwuni Pekalongan
Telp : 0285-7413222
Klik Next.
4. Isikan
Current Financial Years : Tahun Keuangan Sekarang (2008)
Last Month of Financial Years : Akhir Tahun Keuangan (Desember)
Conversion Month : Bulan Konversi (Januari)
Period per years : 12 bulan
5. Klik Next- akan muncul pilihan jenis usaha.
Pilih salah satu perusahaan dari menu yang tersedia (105 jenis usaha) atau Pilih Build Your Own (membuat akun/rekening sendiri)- Klik Next
6. User ID (abaikan)-Klik Next
7. File Name
Simpan PT. Cerdas Directory Saudara- Klik Save
8. MYOB akan memproses dan menciptakan file baru “PT. NUSANTARA
9. Congratulations- Klik Finish
10. Masuk ke dalam MENU MYOB ACCOUNTING

MENU MYOB
General Ledger (Buku Besar)
Cheque Book (Cek)
Sales (Penjualan)
Purchase (Pembelian)
Inventory (Persediaan)
Card File (Kartu)

GENERAL LEDGER (BUKU BESAR)
Menu buku besar digunakan untuk mencatat saldo rekening-rekening buku besar. Dalam akuntansi terdapat 8 kelompok rekening buku besar, seperti rekening Aktiva, Kewajiban, Modal, dsb.

1. DAFTAR REKENING PERUSAHAAN
Pada Account List gambar di bawah terdapat 8 kelompok rekening berikut:
Asset (Aktiva)
Liability (Kewajiban)
Equity (Modal)
Income (Penghasilan)
Cost of Sales (Harga Pokok Penjualan)
Expenses (Beban-beban)
Other Income (Penghasilan Lain-lain)
Other Expense (Beban lain-lain)
(Rekening ini dapat anda ganti dengan bahasa Indonesia)
Catatan: Rekening ini diisi harus sesuai dengan jenis bisnis saudara.




Rekening Aktiva
Aktiva Lancar
Kas
- Kas kecil
- Bank
Piutang Dagang
Piutang Karyawan
Bahan Habis Pakai (BHP)
Biaya dibayar di muka
Asuransi
Aktiva Tetap
Tanah
Gedung
(Akumulasi Depresiasi Gedung)
Peralatan
(Akumulasi Depresiasi Peralatan)
Kendaraan
(Akumulasi Depresiasi Kendaraan)
Mesin
(Akumulasi Depresiasi Mesin)

2. MENGGANTI REKENING KE DALAM BAHASA INDONESIA
Gantilah rekening berikut dengan bahasa Indonesia:
- Current Asset dengan Aktiva Lancar
- Trade Debtor dengan Piutang Dagang
- Fixed Asset dengan Aktiva Tetap
- Dst
Praktik:
1. Sorot rekening yang akan diganti, kemudian tekan Edit.
2. Gantilah Current Asset dengan Aktiva Lancar, dst.
3. Klik Ok untuk kembali ke menu utama

3. KODE REKENING
Rekening dalam akuntansi memiliki nomor sesuai dengan klasifikasi masing-masing:
Berikut adalah contoh beberapa kode rekening, nama rekening dan tipe rekening.

Kode Nama Type Link Saldo
Rekening Rekening Rekening

1-0000 Aktiva Header
1-1000 Aktiva Lancar Header
1-1100 Kas Header
1-1110 Kas Kecil Detail
1-1120 Bank Header
1-1121 Bank BRI Detail
1-1122 Bank MANDIRI Detail
1-1123 Bank BUKOPIN Detail
1-1200 Piutang Header
1-1210 Piutang Dagang Detail
1-1220 Piutang Karyawan Header
1-1221 Piutang Amin Detail
1-1222 Piutang Rasyadi Detail
1-2223 Piutang Ulfa Detail

Catatan:
Account Name: adalah kode dan nama rekening yang dapat diganti sesuai dengan kebutuhan.

Type Rekening:
· Header: adalah tipe rekening induk, misal aktiva, aktiva lancar, aktiva tetap, dan kewajiban.
· Detail: adalah tipe rekening anak, misal kas, piutang, dan peralatan, dsb.

4. LINKED ACCOUNT (KETERKAITAN REKENING)
Linked Account: adalah rekening yang terkait dengan rekening lain.
1. Account Receivable Linked Account (Rekening yang terkait dgn Piutang Dagang):
Trade Debtor (Piutang Darang)
General Cheque Account (Cek)
Freight Income (Pendapatan Ongkos Angkut)
Deposit Received (Penerimaan Uang)
Discount Given (Diskon yang diberikan)
Service - Other Income (Pendapatan Jasa)
2. Account Payable Linked Account (Rekening yang terkait dengan Utang Dagang):
Trade Creditor (Utang Dagang)
Electronic Payment Clearings (Pembayaran dengan elektronik –misal ATM)
Freight Paid (Ongkos Angkut)
Deposit with Vendors (Setoran Vendor)
Discount Taken (Diskon yang diambil)
Late Fees Paid (Tunggakan pembayaran upah )
3. General Ledger Linked Account (Rekening-rekening Buku Besar):
Current Earnings (Laba tahun berjalan)
Retained Earnings (Laba ditahan)
Historical Balanced Account (Rekening saldo historis)

Balanced: Saldo masing-masing rekening (Saldo dapat diisi atau terisi dengan sendirinya)

Contoh Linked Account:

Perhatikan !
Bank Pasifik pada Account List ditunjukkan oleh tanda Link * Rp 10.500.000., terkait dengan paying bill (Tagihan Pembayaran) yang tampak pada gambar Account Payable Linked Account Bank Pasifik dengan nomor kode 1-1111.

LATIHAN
LINKED ACCOUNT
Beberapa rekening dalam Chart of Account saling terkait. Keterkaitan rekening tersebut berfungsi mengkoordinasikan beberapa nomor rekening untuk penyusunan laporan keuangan.

Contoh: Tanggal 5 Juni 2002 PT CHIKA menjual barang kepada PT.AMIKOM dengan rincian sebagai berikut:
Vol Kode Nama Barang Harga Diskon Jumlah
15 A-X1 Mouse Rp 25.000 - Rp 325.000
10 A-X2 Motherboard Rp 750.000 10% Rp 7.500.000
12 A-X3 Keyboard Rp 100.000 - Rp 1.200.000
Total Rp 9.025.000
Dibayar Rp 4.000.000
Sisa Rp 5.025.000



Langkah-langkah:
Sebelum transaksi dicatat, saldo rekening kelompok aktiva (Chart of Account) masih bersaldo nol.
Setelah pencatatan transaksi dan pengaruhnya terhadap saldo rekening dapat dilihat pada hubungan Chart of Account dengan Sales Item.
Dari gambar tersebut dapat disimpulkan bahwa penerimaan dari pelanggan akan mempengaruhi rekening Bank PT CHIKA dan saldo rekening yang belum dibayar akan berpengaruh pada saldo rekening Piutang Dagang (Trade Debtor).


FUNGSI-FUNGSI MENU TAMBAHAN
Edit : Menu ini berfungsi untuk meng-edit nama, kode dan
saldo setiap rekening yang ada dalam Account List.
Close : Sama dengan escape, yaitu keluar dari menu tersebut
New : Menu ini digunakan untuk mencatat nama rekening,
kode rekening, dan Saldo rekening yang baru.
History : Saldo rekening bulan atau tahun sebelumnya
Up : Digunakan untuk menggeser kode rekening ke kiri
Down : Digunakan untuk menggeser kode rekening ke kanan
Print : Mencetak hasil sementara


5. MENCATAT REKENING BARU DAN MENGISI SALDO AWAL
1. Klik tombol New- menu Edit Account akan ditampilkan
2. Perhatikan menu pada Edit Account:
Header Account (Nonpostable) – Akun Induk, seperti Aktiva, Aktiva Lancar.
Detail Account (Postable) – Akun Anak, seperti Kas, Piutang, dll.
Detail Check Account (Postable) – Akun rincian,
Perhatian !
A. Jika nonpostable dan postable tidak anda perhatikan, maka komputer meminta anda mengganti AKUN yang benar.
B. Masukkanlah kode akun yang benar agar tidak mengulangi pekerjaan saudara

PRAKTIK I
MENCATAT REKENING/AKUN BARU:
1. Pilih salah satu akun pada Account Classification untuk diisi
2. Tulis angka 0000 di belakang angka 1, jika akun Asset (aktiva) yang akan anda isi pada Account Number- kemudian tekan Enter
3. Tulis Aktiva pada Account Name
4. Isi saldo awal pada Opening Balance (jika ada)
5. Klik Ok jika pencatatan rekening telah selesai atau
6. Klik New – untuk mencatat rekening yang baru
7. Klik Ok –jika pencatatan rekening telah selesai

6. MENGISI SALDO AWAL
1. Isikan Saldo Awal (Opening Balance)- Lihat Soal Latihan I
2. (Current balance diabaikan saja)
3. Klik New untuk mengisi rekening lainnya atau
4. Klik Ok untuk kembali ke menu Account List
5. Lanjutkan sendiri


LATIHAN I

PT. DINDA AYU sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan peralatan komputer memiliki data keuangan sebagai berikut:

Aktiva Rp ?
Aktiva Lancar Rp ?
Kas Rp 50.000.000
Piutang Dagang Rp 50.000.000
Piutang PT. Naila Rp ?
Piutang PT. Faizah Rp 30.000.000
BHP Rp 1.000.000
Asuransi Rp 500.000
Aktiva Tetap Rp ?
Tanah Rp 200.000.000
Gedung Rp 150.000.000
Akumulasi Depresiasi-Gedung (Rp 50.000.000)
Kendaraan Rp 100.000.000
Akumulasi Depresiasi-Kendaraan(Rp 40.000.000)
Peralatan Rp 20.000.000
Akumulasi Depresiasi Kendaraan (Rp 10.000.000)
Kewajiban Rp ?
Kewajiban Lancar Rp 185.000.000
Utang Dagang Rp 75.000.000
Utang Bank Rp 100.000.000
Utang Gaji Rp ?
Kewajiban Jangka Panjang Rp 40.000.000
Utang Hipotik Rp ?
Utang Obligasi Rp 25.000.000
Ekuitas Rp ?
Modal Awal Rp 20.000.000
Laba Ditahan Rp 20.000.000

Dari data tersebut isilah pertanyaan ( ? ) masing-masing di atas dengan jawaban yang benar?


PRAKTIKUM II

MENU MYOB ACCOUNTING

GENERAL LEDGER
Chart of Account (Bagan Buku Besar)
- Asset (Aktiva)
- Liability (Kewajiban)
- Equity (Modal)
- Income (Pendapatan)
- Cost of Sales (Harga Pokok Penjualan)
- Expenses (Beban-beban)
- Other Income (Pendapatan Lain-lain)
- Other Expense (Beban Lain-lain)

7. GENERAL JOURNAL ENTRY (JURNAL UMUM)
Jurnal Umum: Semua transaksi berikut dicatat ke dalam Jurnal Umum:
1. Transaksi Setoran awal
2. Transaksi Pinjaman Bank
3. Bahan Habis Pakai (BHP)
4. Pembelian seluruh aktiva tetap
5. Penjualan seluruh Aktiva Tetap
6. Pembelian saham atau obligasi
7. Utang Bank
8. Membayar utang Bank

Jurnal Berulang (Recurrying Entry)
Mencatat transaksi yang berulang-berulang terjadi dalam setiap bulan, misal;
1. Pembayaran dan penerimaan sewa
2. Pembayaran gaji
3. Pembayaran rekening listrik, telp, dan air
4. Depresiasi aktiva tetap
5. Pembayaran asuransi
6. Dsb

(Cat: Penjualan dan Pembelian Barang Dagangan dicatat dalam Jurnal Penjualan dan Jurnal Pembelian)

JURNAL UMUM


Mencatat Informasi dan Transaksi ke dalam Jurnal Umum
Langkah-langkah Jurnal Umum:
1. Isikan tanggal transaksi pada kolom Date
2. Isi Memo dengan keterangan singkat seperti “Setoran Awal Pemilik”
3. Cari atau isikan nomor rekening pada kolom Acct, misal dalam kasus di atas:
Arahkan kursor ke kolom Acct tekan Enter.
Pada kolom “Look for (Cari) anda cari rekening sesuai dengan kelompok rekening masing-masing:
Dalam kasus di atas, jurnal umumnya adalah Kas pada sisi debit dan Modal pada sisi kredit.
Langkah-langkah:
Debit: Cari angka 1 untuk kelompok Aktiva, dalam hal ini Kas dengan kode 1-1100 dan kemudian tekan “Use Account.” Pada kolom “Debit” anda isi angka
Rp 50.000.000.,
Kredit: Cari angka 3 untuk kelompok Ekuitas, dalam hal ini Modal dengan kode
3-8000 dan kemudian tekan “Use Account.” Pada kolom “Kredit” dengan sendirinya akan tertulis angka Rp 50.000.000.

4. Record: Tekan tombol record untuk menyimpan jurnal tersebut ke dalam Buku
Jurnal Transaksi (Transaction Jurnal).
5. Buku Jurnal: Pada sisi kiri bawah anda sorot dan enter Jurnal untuk melihat apakah transaksi yang anda masukkan ke dalam buku jurnal sudah masuk atau belum.
6. Transaction Jurnal: Pada kolom General (Umum) anda isikan tanggal, bulan, dan tahun transaksi, misal dalam kasus di atas, dari tanggal 01/01/04 to 31/12/04. Jika isian tanggalnya benar, maka jurnal transaksi akan tercetak langsung.

Pengertian Jurnal: Jurnal adalah tempat untuk mencatat transaksi pertama kali. Jurnal terdiri dari Debit Kredit.

Pengertian Transaksi: Transaksi adalah kejadian-kejadian ekonomi yang mempengaruhi kekayaan perusahaan. Semua transaksi dicatat melalui jurnal

Aturan Debit Kredit:
Jika Aktiva bertambah (+) maka di jurnal di sebelah debit
Jika Aktiva berkurang (-) maka di jurnal di sebelah kredit
Jika Passiva (Kewajiban + Modal) bertambah maka di jurnal di sebelah kredit
Jika Passiva (Kewajiban + Modal) berkurang maka di jurnal di sebelah debit
Pendapatan / Penjualan di jurnal di sebelah Kredit
Biaya / Beban di jurnal di sebelah debit
Prive di jurnal di sebelah debit

JURNAL TRANSAKSI
Semua transaksi yang telah dicatat ke dalam Buku Jurnal Umum (General Journal Entry) dapat dilihat Jurnalnya dalam dengan cara menyorot Journal pada sisi kiri bawah General Journal Entry.

Pada tampilan layar Transaction Journal terdapat 6 jurnal berikut:
General Journal (Jurnal Umum)
Disbursement (Jurnal Pengeluaran)
Receipts (Jurnal Penerimaan)
Sales (Jurnal Penjualan)
Purchase (Jurnal Pembelian)
Inventory (Jurnal Persediaan)

Langkah-langkah melihat Jurnal Transaksi:
Date from : masukkan transaksi dari Tanggal, Bulan, dan Tahun berapa
To: Sampai Tanggal, Bulan dan Tahun berapa.
Perhatikan tanda panah sebelah kiri apakah berwarna hitam atau putih. Jika panah berwarna hitam, tandanya jurnal tidak dapat dikoreksi. Jika tanda panah berwarna putih tandanya jurnal masih dapat anda koreksi (Lihat Jurnal Koreksi)


JURNAL KOREKSI
Apabila terjadi kesalahan dalam penjurnalan (misalnya terbalik, atau salah angka) dapat dikoreksi dengan mengaktifkan reversing journal. Koreksi dapat dilakukan apabila jurnal telah berstatus Close yang ditandai dengan panah berwarna hijau yang hanya dapat dilakukan dengan cara membalik jurnal yang salah, dilanjutkan dengan mengisikan data transaksi yang benar:

Contoh: Tanggal 1 Januari 2002 perusahaan telah mencatat Piutang Direktur (pinjaman Direktur) sebesar Rp 10.000.000 dengan dana dari Bank Mandiri. Transaksi yang benar adalah dari Bank BRI.

Langkah-langkah Jurnal Koreksi:
Aktifkan jurnal yang salah (klik jurnal transaksi)
Sorot tanda panah pada jurnal yang akan diubah
Klik menu Edit, dengan menyorot Reverse General Journal Transaction.
Klik tombol record.
Catat jurnal yang benar
Klik tombol record.

MENGHAPUS JURNAL (ERASE)
Proses penghapusan jurnal dapat dilakukan apabila status jurnal tersebut masih open (tanda panah putih) dengan cara:
Aktifkan jurnal yang salah
Pilih dan klik menu Edit- Delete General Journal Transaction.


PRAKTIKUM III

JURNAL BERULANG (Recurring Journal)
Jurnal berulang digunakan untuk mencatat transaksi sejenis yang berulangkali terjadi dalam suatu periode akuntansi seperti:
- Pembayaran sewa
- Pembayaran gaji bulanan
- Pembebanan biaya penyusutan (depresiasi)
- Rekening listrik, telp, air dan sebagainya.

MENCATAT JURNAL BERULANG
Pencatatan jurnal berulang (recurring) sama dengan jurnal umum.
Langka-langkah:
Aktifkan modul General Ledger
Klik tombol GJE
Isikan tanggal Transaksi
Isikan memo (keterangan transaksi) pada field Memo.
Isikan nomor rekening untuk transaksi debit dan kredit.
- Debit, tekan enter akan muncul look for. Dari rekening yang tersedia pada look for pilihlah rekening yang akan di debit, kemudian tekan use account, kemudian isi angka transaksinya untuk kolom debit.
- Kredit, tekan enter akan muncul look for. Dari rekening yang
tersedia pada look for pilihlah rekening yang akan di kredit, kemudian tekan use account, kemudian sorotlah kolom kredit atau tekan Tab dengan sendirinya angka secara otomatis terisi sendiri.
Tekan tombol save (Recurring).
Tekan record.
Tekan record (Transaksi akan tersimpan pada transaction journal).
Tekan cancel (transaksi akan kembali ke menu utama)
Tekan Use (untuk melihat hasil memo jurnal berulang).

MENGAKTIFKAN JURNAL BERULANG
Pilih dan klik modul General Ledger-General Journal Entry, isi tanggal transaksi.
Klik icon Use (Recurring), Kotak dialog Select a Recurring Transaction ditampilkan.
Pilih salah satu jurnal recurring yang telah dibuat (contoh hanya satu).
Klik tombol Ok.
Klik tombol Record.

MENGUBAH TRANSAKSI BERULANG
Perubahan dapat dilakukan dengan cara mengubah nomor rekening, jumlah maupun frekuensi pembayaran misalnya dari bulanan menjadi mingguan. Proses perubahan dilakukan dengan cara mengklik tombol Edit setelah mengklik icon Use (Recurring).

MENGHAPUS TRANSAKSI BERULANG
Klik icon Use (Recurring).
Klik Delete.
Penghapusan hanya akan menghapus jurnal berulang yang telah dibuat dan tidak berpengaruh pada transaksi yang dicatat dengan mengaktifkan jurnal recurring.

Latihan
Catat Transaksi Berikut ke dalam Jurnal Umum atau Jurnal Berulang:
PT. ARWANA mengisi kas dengan menstranfer uang dari Bank Mandiri ke Bank BRI sebesar Rp 150.0000.000.
PT. ARWANA membayar ongkos angkut Rp 1.000.000 dengan kas kecil
PT. ARWANA membayar:
- Biaya Listrik Rp 500.000.,
- Biaya Telepon Rp 750.000.,
- Biaya Air Rp 25.000.,
dengan kas kecil.
Membeli 5 unit perangkat komputer @ Rp 5.000.000., dengan menandatangani utang wesel.
Desi (Sekretaris Direksi) meminjam uang Rp 1.000.000., dari perusahaan.
Membeli 1 unit kendaraan seharga Rp 50.000.000. dengan membayar kas Rp 20.000.000, dan sisanya diangsur beberapa kali.
Mencatat biaya penyusutan aktiva tetap yang dibebankan setiap bulan:
- Perangkat komputer Rp 200.000.,
- Kendaraan Rp 1.000.000.,
Perusahaan mengeluarkan Kas untuk membayar biaya-biaya:
- Biaya Iklan Rp 5.000.000.,
- Biaya Transportasi Rp 2.000.000
dengan Kas.
Perusahaan salah mencatat pembayaran biaya-biaya pada nomor 3 dengan kas kecil, seharusnya dibayar dengan rekening Bank BRI.
Desi mengembalikan uang yang dia pinjam pada transaksi 5.


PRAKTIKUM IV
INVENTORY (PERSEDIAAN)

Menu inventory (persediaan) digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang yang diperdagangkan.

ITEMS LIST
Fasilitas item list ini digunakan untuk mencatat barang dan jasa yang diperdagangkan meliputi:
Mencatat barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan dijual kembali. Nilai barang dicatat dalam persediaan.
Mencatat pembelian dan penjualan barang yang diperdagangkan, tetapi nilai barang tidak dicatat dalam persediaan.
Mencatat pembelian barang untuk keperluan kantor (supplies kantor).
Mencatat barang hasil penggabungan beberapa komponen, misal komputer yang dirakit dari beberapa komponen.
Mencatat barang berupa komponen untuk membuat satu produk, misal, casing, board, processor, disk drive, keyboard, dan sebagainya, merupakan komponen barang untuk merakit komputer.
Mencatat jenis jasa yang ditawarkan kepada konsumen.

“Langkah-langkah Mencatat Barang Dagangan”
Item number-diisi dengan nomor atau kode barang.
Name- diisi dengan nama barang
I buy This Item, Klik kotak ini jika perusahaan membeli barang untuk diperdagangkan kembali (bukan hasil produksi).
I Sell This Item, Klik kotak ini untuk barang yang diperjualbelikan kembali.
I Inventory This Item, Klik kotak ini jika nilai barang yang diperjualbelikan dicatat dalam rekening Persediaan (Inventory).

Cost of Sales Account, pilih nomor rekening untuk membukukan Harga Pokok Penjualan (HPP).
Income Account for Tracking Sales, pilih nomor rekening ini untuk membukukan hasil Penjualan Barang yang merupakan bagian dari kelompok Pendapatan.
Asset Accounts from Item Inventory, pilih nomor rekening ini untuk membukukan hasil Persediaan Barang yang merupakan bagian dari kelompok Aktiva.

Klik Buying Details
Buying Unit of Measure. Diisi dengan harga barang yang dibeli, misalkan 10 unit
Number of Item per Buying Unit. Diisi dengan item barang yang dibeli, misalkan 10 unit
Tax Code When Bought. Diisi dengan kode pajak pembelian barang (PPN masukan).

Klik Selling Details
Base Selling Price. Diisi dengan harga jual (angka ini akan muncul pada kolom price dalam faktur penjualan), misalkan Rp 1.000.000.
Selling Unit of Measure. Diisi dengan unit satuan barang yang dijual, misalkan 5.
Number of Item per Selling Unit. Diisi dengan unit item barang yang dijual, misalkan 5 unit
Tax Code When Bought. Diisi dengan kode pajak penjualan barang (PPN keluaran)
Calculate Tax on. Klik salah satu pilihan untuk memperhitungkan pajak atas barang yang dijual.

Klik Item Inventory-Item Information, menampilkan data barang berupa:
Pembelian (unit-bought dan nilai pembelian-purchase)
Penjualan (unit-sold dan nilai penjualan –sales)
Harga Pokok Penjualan (Cost of Sales) pada suatu tahun tertentu.

Kotak Item Information- Auto Build, digunakan untuk menampilkan barang hasil penggabungan beberapa jenis barang menjadi satu jenis barang dengan fasilitas Auto Build Inventory (contoh, satu unit komputer terdiri dari, monitor, CPU, motherboard, CD Rom, Keyboard, dll)

FASILITAS ITEM PRICE
Berfungsi untuk mengubah harga jual dan menentukan metoda pembebanan HPP. Metode yang dapat dipilih adalah LIFO, FIFO, dan Average.

Shortcuts
Shortcuts untuk mengubah harga jual. Anda dapat mengubah harga jual barang tertentu atau seluruh barang yang diperdagangkan berdasarkan prosentase marjin, markup atau laba kotor berdasarkan harga beli barang yang bersangkutan.

Misalkan harga jual baru barang:
A-01 OHP, A-02 LCD, dan B-03 DVD akan diubah dengan ketentuan 30% Percent Markup dari harga beli (lihat kolom Avg Cost), dan hasilnya dibulatkan ke bawah (dalam ribuan-Round Price-Down). Langkah yang harus dilakukan adalah:
Klik pada kolom Shortcut dalam kotak dialog Set Item Price untuk harga barang yang harga jualnya akan diubah (30%), sehingga kode barang pada kolom tersebut ditandai silang (x).
Klik Shortcuts terlihat selanjutnya pada layar ditampilkan:
- Round Price, klik drop-down dan pilih Down
- Ketik angka 30 pada kotak isian Percent Markup.
- Pada Basis for Calculation klik dan pilih Average Cost (sesuai dengan metode pembebanan HPP).
Klik tombol Update x items Only (hanya sebagian barang yang diubah), tunggu sejenak komputer akan memproses data. Sekarang dapat diperhatikan harga jual untuk barang tersebut sudah berubah:

PRAKTIKUM V

COUNT INVENTORY
Menghitung Fisik Barang
Count Inventory digunakan untuk mencatat jumlah barang hasil perhitungan fisik yang berada di gudang (stock opname). Menu Reports-Index to Reports-Inventory-Inventory Count Sheet atau dari Command Centre- Reports-Inventory-Inventory Count.
Cetak Inventory Count Sheet melalui Reports-Index to Reports di atas.
Catat hasil perhitungan secara fisik ke dalam kolom 1Count (untuk pencatat pertama) dan/atau 2 Count (untuk pencatat kedua). Misalkan terdapat perbedaan kode barang A-02 LCD, menurut catatan sejumlah 15 buah, sedangkan dari hasil perhitungan fisik hanya 12 buah.
Hasil perhitungan tersebut dicatat dalam Counted pada kotak dialog Count Inventory dengan mengklik tombol Count Inventory dari menu Inventory.
Klik tombol Adjust Inventory, kotak dialog Adjustment Inventory ditampilkan.
Klik drop-down pada kotak isian dalam Adjustment Inventory, pilih nomor rekening Persediaan.
Klik tombol Continue, kotak dialog Inventory Adjustment ditampilkan.
Klik tombol Record. Selanjutnya catat jurnal penyesuaian untuk mencatat nilai persediaan.

Mencatat Persediaan Awal
Saldo awal persediaan barang dapat dicatat melalui menu Inventory Count Inventory dengan memasukkan jumlah saldo awal barang. Proses memasukkan saldo tersebut melalui menu Count Inventory-kolom Counted seperti langkah ke 3 sampai dengan langkah ke 7.

INVENTORY ADJUSTMENTS
Fasilitas Inventory Adjusments digunakan untuk mencatat penyesuaian persediaan, misalkan berdasarkan hasil perhitungan fisik barang di gudang (stock opname), terdapat perbedaan dengan catatan komputer sehingga perlu dibuat penyesuaian.

Inventory Transfers
Fasilitas Inventory Transfer untuk menggabung beberapa jenis barang yang terurai atau komponen menjadi satu unit barang baru



PRAKTIKUM VI

MENCATAT SALDO AWAL PIUTANG DAGANG

Saldo awal adalah saldo awal periode akuntansi atau saldo rekening pada saat dimulai proses pencatatan akuntansi menggunakan MYOB Accounting. Saldo awal adalah saldo akhir dari rekening riil atau rekening neraca pada akhir periode akuntansi. Kelompok yang termasuk dalam rekening riil adalah;
Aktiva (Assets)
Utang (Liability)
Modal (Equity)
Pencatatan menggunakan MYOB Accounting dikelompokkan menjadi empat, yaitu:
Saldo Awal selain rekening Piutang Dagang, Utang Dagang, dan Persediaan. Pencatatan saldo awal ini dapat diisi pada kolom;
Opening Balance-Edit Accounts atau melalui menu Setup-Balances-Account-Opening Balances.
Saldo awal rekening Piutang Dagang atau Piutang Usaha.
Pengisian saldo awal rekening Piutang Dagang adalah dengan mengisi saldo awal seperti dalam angka 1, rincian saldo awal tersebut selanjutnya dicatat ke dalam masing-masing Kartu Piutang.
Saldo awal rekening Utang Dagang atau Utang Usaha.
Pengisian saldo awal rekening Utang Dagang adalah dengan mengisi saldo awal seperti dalam angka 1, rincian saldo awal tersebut selanjutnya dicatat ke dalam masing-masing Kartu Utang.
Saldo awal rekening Persediaan.
Pengisian saldo awal rekening Persediaan adalah dengan mengisi saldo awal seperti dalam angka 1, rincian saldo awal tersebut selanjutnya dicatat ke dalam masing-masing Kartu Persediaan.

Mencatat Saldo Awal
Selain Rekening Piutang Dagang, Utang Dagang, dan Persediaan
Pencatatan saldo awal dapat dilakukan dengan dua cara:
Pertama
Pilih dan klik modul General Ledger-Chart of Accounts
Aktifkan rekening yang akan diisi saldo awal (bertipe Detail)
Isi saldo awal pada kotak isian Opening Balance (Saldo Awal)
Klik Ok
Kedua
Klik menu Setup pada baris menu
Pilih dan klik Balances-Account Opening Balances.
Isi saldo awal rekening pada kolom Opening Balances.
Klik tombol Ok.

PIUTANG DAGANG
Pencatatan saldo awal rekening Piutang Dagang dilakukan dengan dua tahap berikut:
Pencatatan saldo awal ke rekening Piutang Dagang
Pencatatan saldo awal masing-masing pelanggan (customer) ke dalam kartu pelanggan (customer card).

Kasus II
Misalkan PT. SEJAHTERA memiliki 5 orang pelanggan dengan masing-masing saldo rincian berikut:

Nama Pelanggan Alamat Saldo Awal
PT.CERDAS Kedungwuni Rp 40.000.000
PT. ARWANA Brebes Rp 75.000.000
PT. TSAQIBINDO Pemalang Rp 35.000.000
PT. BERKAH Batang Rp 23.000.000
PT. SUKSES Pekalongan Rp 37.000.000
Jumlah Rp 210.000.000

Dicatat pada saldo Rekening Piutang Dagang
(Diisi Sendiri)

Dicatat pada Saldo Pelanggan
Saldo awal masing-masing pelanggan masih nol sebelum pencatatan saldo awal.
Klik menu Setup yang terdapat dalam baris menu
Pilih dan klik Balances-Receivable Balances. Kotak dialog Receivable Balances yang berisi kartu pelanggan beserta saldonya ditampilkan. Pada sisi kanan bawah, dapat dilihat Linked Receivable Account Balances (akun-akun saling terkait) sudah terisi angka Rp 210.000.000.,
Klik tombol Add Sale. Kotak dialog Historical Sale ditampilkan.
Klik drop-down pada Customer Name dan pilih nama pelanggan, cek, tanggal pada Date: dan isi saldo awal pelanggan pada Amount Due.
Klik tombol Record. Kotak dialog Receivable Balances ditampilkan kembali.
Klik tombol Add-Sale dan isi saldo awal kartu pelanggan yang lain (ikuti langkah ke-3 s/d langkah ke-5).
Klik tombol Close, jika pengisian saldo awal pelanggan selesai. Hasilnya diperlihatkan melalui View Card File.

Beberapa Istilah
Opening Balance = Saldo Awal
Historical Sale = Penjualan Historis
Receivable Balances = Saldo Piutang Dagang
Customer Name = Nama Pelanggan
Customer Card = Kartu Pelanggan
PRAKTIKUM VII

MENCATAT SALDO UTANG DAGANG
PT. BULEK TF awal Januari tahun 2000 memiliki saldo utang dagang kepada PT. PACARNYA Rp 80.000.000, dan kepada PT. BULEK SARI Rp 60.000.000.
Pencatatan Saldo ke masing-masing kartu pemasok dilakukan dengan cara berikut:
Klik menu Setup
Pilih dan klik Balance-Payable Balance.
Klik tombol Add Purchase. Kotak dialog Historical Purchase ditampilkan.
Klik drop-down pada Vendor Name;
- Pilih nama pemasok
- Periksa tanggal pemasok
- Isi saldo awal pada Amount Due.
Klik tombol Record. Kotak dialog Payable Purchase ditampilkan kembali.
Klik tombol Add Purchase dan isi saldo awal kartu pemasok yang lain (ikuti langkah ke-3 s/d ke-5).
Klik tombol Close.

Beberapa Istilah:
Payable Balances = Saldo Utang Dagang
Vendor Name = Nama Pemasok Barang / Supplier
Payable Purchase = Pembelian Kredit
Vendor Detail = Rincian Identitas Pemasok
Vendor Summary = Ikhtisar Pemasok

“MENCATAT TRANSAKSI”
Pencatatan transaksi ke dalam MYOB Accounting terdiri dari berikut ini

General Ledger
General Ledger Entry digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dicatat melalui modul, Chequebook, Sales, Time Billing, Purchase, Payroll, dan Inventory.
- Transfer dana antar bank
- Pembelian bahan habis pakai (supplies kantor)
- Pembayaran gaji karyawan (jika tidak menggunakan modul Payroll)
- Piutang karyawan
- Pembelian dan penjualan aktiva tetap
- Penyesuaian pembukuan, dsb

Chequebook
Modul ini terdiri dari dua menu, yaitu WRITE CHEQUES dan MAKE A DEPOSIT (Write Cheques dan Make a Deposit)

Write Cheques
Digunakan untuk menulis cek yang dikeluarkan oleh perusahaan.
- Pembelian BHP
- Pembayaran gaji karyawan
- Piutang karyawan
- Pembelian aktiva tetap, dsb

Make A Deposit
Digunakan untuk mencatat transaksi yang menyebabkan penambahan saldo rekening tipe Detail Cheque. Misal, penerimaan piutang karyawan.

SALES (Sales dan Customer Payments)
Sales
Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa yang tercantum dalam Inventory Card ataupun untuk mencatat transaksi manual dari Activity List yang terdapat dalam modul Time Billing.
- Penerimaan pesanan barang (PO) dari pelanggan
- Pengiriman barang atau penjualan kepada pelanggan baik secara tunai maupun kredit.
- Retur penjualan
- Penjualan jasa

Customer Payments
Digunakan untuk mencatat penerimaan dari pelanggan yang disebabkan transaksi penjualan kredit atau uang muka.

TIME BILLING
Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yang tercantum dalam menu Activity List, misal jasa konsultasi yang dihitung dalam satuan jam, biro perjalanan jasa, fotocopy, dsb. Fasilitas yang digunakan untuk mencatat transaksi adalah menu Enter Activity Slips.

PURCHASE (Purchase dan Vendor Payments)
Purchase
Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan yang tercantum dalam Inventory Card.
- Pemesanan barang (PO) kepada pemasok
- Penerimaan barang atau pembelian barang secara kredit atau tunai.
- Retur pembelian

Vendor Payment
Digunakan untuk mencatat pengeluaran kepada pemasok dari pelanggan yang disebabkan transaksi pembelian kredit atau uang muka untuk transaksi berikutnya.

PRODUCT
Inventory Transfers
Digunakan untuk mencatat penggabungan atau merakit beberapa komponen menjadi satu unit barang baru.
PRAKTIKUM VIII

PENJUALAN (SALES)

Penjualan (Sales) Barang atau Jasa dapat dilakukan secara kredit atau tunai:
Penjualan Kredit (Piutang Dagang)
Jurnal:
Piutang Dagang Rp XXX
Penjualan Barang/Jasa Rp XXX
Penjualan Tunai (Kas)
Jurnal:
Kas Rp XXX
Penjualan Barang/Jasa Rp XXX

Beberapa Transaksi penjualan:
- Penjualan Barang (Tunai dan kredit
- Penjualan Jasa (Tunai dan kredit)
- Penjualan Aktiva Tetap
- Penjualan Piutang Wesel (diskonto wesel)
MYOB menyediakan empat jenis faktur penjualan untuk berbagai jenis penjualan yaitu:
Item invoice (Invoice Sales = Faktur Penjualan)
Service Invoice (Faktur Perusahaan Jasa)
Professional Invoice (Faktur Perusahaan Profesional)
Miscellanous Invoice (Faktur Lain-Lain)

Invoice Sales (Faktur Penjualan)
Merupakan formulir untuk mencatat penjualan barang atau jasa baik tunai maupun kredit. Untuk mengaktifkan Faktur Penjualan dapat dilakukan dengan prosedur berikut:
Klik tombol Sales
Pilih Item Invoice atau Invoice Sales...
Klik drop-down (kalau belum ada, buat baru dengan menekan New, kemudian isi nama, alamat, dan, kelengkapan lainnya) pada isian Customer.
Isikan data transaksi dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Ship to: secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barang sesuai dengan isian Customer Card (Isi terlebih dahulu).
- Invoice (Nomor faktur): dapat diisi atau secara otomatis terisi sendiri.
- Date: Cek terlebih dahulu tanggal transaksi (lihat soal), jika tidak sesuai, ketik secara manual (ingat mulai dengan bulan, tanggal, kemudian tahun).
- Customer PO: diisi dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan (jika ada)
- Kolom Ship: diisi dengan jumlah barang yang dijual
- Kolom backorder: secara otomatis terisi angka (selisih) jika jumlah barang kurang dari yang dibutuhkan.
- Kolom Item Number: diisi dengan kode barang yang dijual dengan cara menempatkan mouse, kemudian tekan enter dan diakhiri dengan memilih kode barang yang bersangkutan.
- Kolom Description: secara otomatis akan terisi nama barang sesuai dengan kode pada kolom Item Number (isi terlebih dahulu pada look for).
- Kolom Price: secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory).
- Kolom Diskon (%): diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada).
- Kolom Total: secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (setelah dikurangi potongan).
- Kolom Job: diisi dengan kode Job (jika ada)
- Kolom Tax: (menyusul)
- Salesperson: diisi dengan nama karyawan bagian penjualan (jika ada)
- Comment: diisi dengan komentar (terima kasih, dsb), komentar ini diisi terlebih dahulu melalui menu Sales Comment & Ship Methods).
- Ship Via: diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), diisi terlebih dahulu melalui menu Sales Comment & Ship Methods).
- Promised Date: diisi dengan tanggal kesanggupan (pembeli) membayar.
- Journal Memo: secara otomatis terisi sendiri atau ketik secara manual, nama perusahaan yang menjual barang).
- Freight (ongkos angkut): diisi ongkos angkut pengiriman barang (Rp) jika ada.
- Tax: secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual.
- Total Amount: secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari: nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.
- Paid Today: diisi dengan jumlah uang yang dibayar sekarang.
- Balance Due: secara otomatis terisi sendiri angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Piutang Dagang.
Klik Record. Proses pencatatan transaksi selesai.

Beberapa Istilah:
Sales = Penjualan
Invoice = Faktur
Ship = Barang yang akan dikirim untuk dijual
Backorder = Pengembalian barang
Item Number = Nomor barang
Description = Keterangan barang
Price = Harga barang
Disc = Potongan Penjualan
Balance due = Saldo jatuh tempo
Freight = Ongkos Angkut
Total Amount = Jumlah Total
Pending = Penundaan Pembayaran
Paid Today = Dibayar sekarang
Amount Received = Jumlah diterima
Finance charge= Denda
Amount Applied = Jumlah yang dibayar


PRAKTIKUM IX

PROFESSIONAL INVOICE (PI)
Faktur Profesional digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa. Faktur Profesional umumnya digunakan untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa profesional (kontraktor, Akuntan, Dokter, dll).

Contoh Soal:
PT. CERDAS sebuah perusahaan kontraktor pemasangan lab, jaringan komputer, pada tanggal 1 Maret 2008 mendapat order dari STAIN Pekalongan untuk memasang Lab Komputer terbaru dengan rincian transaksi sebagai berikut:
Jangka waktu pelaksanaan satu (1) bulan (1 Maret s/d 30 Maret 2008).
Merancang ruang laboratorium dengan nilai kontrak Rp 25.000.000.,
Pemasangan jaringan listrik dengan nilai kontrak Rp 20.000.000.,
Pemasangan 5 buah AC dengan nilai kontrak Rp 30.000.000.,
Pemasangan software Rp 5.000.000.,
Pemasangan jaringan (LAN) Rp 10.000.000.,
Total tagihan adalah nilai kontrak + PPN 10%.
Angsuran pertama akan diterima setiap tanggal 2, di mulai bulan April 2008.
Tanggal 30 Maret semua pekerjaan telah diselesaikan.

PROSES PENGISIAN FAKTUR PROFESIONAL
Pilih dan klik menu Sales
Pilih dan klik Sales-Professional
Setelah menu Sales-Professional ditampilkan, kemudian isilah semua kotak yang telah disediakan dengan cara sebagai berikut:
- Klik drop-down pada kotak pilihan Customer, kemudian pilih nama atau pelanggan (STAIN Pekalongan). Jika nama pelanggan (STAIN Pekalongan tidak ada maka isi terlebih dahulu dengan menekan enter (akan muncul Look for, pilih New, kemudian diisi data STAIN Pekalongan selengkapnya).
- Invoice (Nomor faktur): dapat diisi atau secara otomatis terisi sendiri.
- Date: Diisi dengan tanggal penerbitan faktur
- Journal Memo: diisi dengan nama pelanggan (STAIN Pekalongan) atau secara otomatis terisi sendiri.
- Kotak isian Date: diisi dengan tanggal transaksi masing-masing kegiatan (jika dibutuhkan).
- Kolom Description: Diisi dengan penjelasan singkat transaksi (misal, perancangan laboratorium).
- Kolom Acct: diisi dengan nomor rekening kelompok pendapatan (lihat atau isi terlebih dahulu pada kolom Chart of Accounts).
- Kolom Amount: diisi dengan nilai transaksi masing-masing (misal, isikan Rp 25.000.000., untuk perancangan ruangan laboratorium).
- Kolom Job: diisi dengan kode Job (jika ada)
- Kolom Tax: diisi dengan kode pajak (abaikan)
- Kotak isian Comment: diisi dengan komentar (komentar ini dibuat melalui menu Sales-Comments & Ship (misal, Thanks)
- Promised Date: diisi dengan tanggal kesanggupan (STAIN PKL) membayar.
- Kolom Tax: (menyusul)
- Total Amount: secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari: nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.
- Paid Today: diisi dengan jumlah uang muka yang dibayar (STAIN) sekarang.
- Balance Due: secara otomatis terisi sendiri angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Piutang Dagang.
Klik tombol Record. Selesai


SALES (PENJUALAN)
PENJUALAN JASA

TYPE PENJUALAN
1. Service (Jasa)
2. Item
3. Professional
4. Miscellaneous

SALES-SERVICE (Penjualan Jasa)
Customer : Isi dengan Nama Pelangggan
Langkah-langkah:
1. Tulis nama pelanggan tekan Enter.
2. Klik New pada sisi bawah kemudian pilih Company atau Individual tekan Enter
3. Isi Alamat, Kota, Kode Pos, Alamat Gudang, Kota, dan Kode Pos, Negara, dan Nomor Telp, dan Nama Salesman.
4. Klik Term-untuk mengisi termin penjualan kredit
(Cat: Lihat cara pengisian)
5. Klik Ok.
6. Klik Ok lagi.
(Cat: untuk melihat apakah nama dan alamat yang telah saudara isi telah masuk dalam “look for” Sorot tanda panah ke bawah pada sebelah kanan Customer.
Ship to : Alamat pelanggan (Perusahaan atau Individual)
Invoice : Isi dengan nama Faktur
Date : Tanggal Pengiriman
Customer PO : Abaikan
Description : Rincian tentang jasa yang diberikan
Acct : Abaikan
Amount : Jasa yang diberikan
Job : Frekuensi pekerjaan
Tax : Pajak
Salesperson : Karyawan bagian penjualan
Comment : Komentar atau pesan
Ship Via : Dikirim via
Promised Date : Tanggal pembayaran
Jurnal Memo : Memo penjualan
Inquiry Source : Sumber
Freight : Ongkos angkut
Tax : Total pajak
Total Amount : Total jumlah
Paid Today : Dibayar sekarang (Uang muka)
Balance Due : Saldo jatuh tempo
Print Status : Cetak


Journal
Type (Tipe usaha)
Save (Saving untuk transaksi penjualan berulang)
Use (mencatat transaksi ke jurnal berulang)
Pending (Menunda proses suatu transaksi)
Print
Reimburse
Record (Simpan sementara)
Cancel

PENJUALAN BARANG DAGANGAN (ITEM)

Customer : Isi dengan Nama Pelangggan
Langkah-langkah:
1. Tulis Nama Pelanggan (Customer) tekan Enter. Jika nama pelanggan belum ada dalam “look for” dapat anda anda isi dengan;
2. Klik New pada sisi bawah kemudian pilih Company atau Individual tekan Enter.
3. Isi Alamat, Kota, Kode Pos, Alamat Gudang, Kota, dan Kode Pos, Negara, dan Nomor Telp, dan Nama Salesman.
4. Klik Term-untuk mengisi termin penjualan kredit

(Cat: Lihat cara pengisian)
5. Klik Ok.
6. Klik Ok lagi.
(Cat: untuk melihat apakah nama dan alamat yang telah saudara isi telah masuk dalam “look for” Sorot tanda panah ke bawah pada sebelah kanan Customer.

Ship to : Isi dengan alamat pelanggan (Perusahaan atau Individual) atau sudah
terisi sendiri jika sudah anda isi dalam Customer Card.
Invoice : Isi dengan nama Faktur atau otomatis terisi sendiri.
Date : Tanggal Pengiriman
Customer PO : Abaikan
Ship : Diisi dengan jumlah barang yang akan dirikim atau dijual.
Backorder : Akan terisi secara otomatis (selisih) jika jumlah persediaan kurang dari
yang dibutuhkan.
Item Number : Diisi dengan kode barang yang dijual
Description : Secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan kode pada kolom Item
Number.
Price : Harga per item barang.
Disc% : Diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada)
Total : Secara otomatis terisi sendiri
Job : Diisi dengan kode Job (jika ada)
Tax : Diisi dengan tarif pajak (jika ada)
Comment : Komentar atau pesan (Tekan Enter kemudian pilih komentar yang
saudara inginkan.
Ship Via : Dikirim via (tekan enter kemudian pilih jenis pengiriman)
Promised Date : Tanggal pembayaran (diisi dengan kesanggupan membayar jika transaksi
merupakan penjualan kredit.
Jurnal Memo : Memo penjualan (secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi ybs)
Freight : Ongkos angkut pengiriman barang (jika ada)
Tax : Total pajak (secara otomatis terisi)
Total Amount : Total jumlah (secara otomatis terisi)
Paid Today : Dibayar sekarang (Uang muka)
Balance Due : Saldo (secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount)
dengan jumlah yang dibayar pelanggan (Paid Today). Angka ini akan
menambah saldo Piutang Dagang.
Record : Proses pencatatan transaksi selesai
Cancel : Membatalkan pencatatan transaksi
Print Status : Cetak
Journal : (Jurnal dengan sendirinya sudah terisi)
Type (Tipe) : Tipe atau jenis usaha (Service, Item, Professional atau Miscellaneous)
Save : (Saving untuk transaksi penjualan berulang)
Use : (Mencatat transaksi ke jurnal berulang)
Pending : (Menunda proses suatu transaksi)
Suatu transaksi sudah dicatat tetapi belum diproses sebagai penjualan
dimasukkan ke dalam kolom pending.
Mencatat Transaksi Pending
Print
Reimburse

LATIHAN
Tanggal 1 Januari 2008 PT. CERDAS menjual barang kepada PT. SUKSES berupa 20 unit mesin kapal @ Rp 20.000.000 dengan diskon 5%. PT. SUKSES membayar uang muka Rp 50.000.000., dan berjanji akan melunasi sisanya tanggal 20 Januari 2008.
Proses pencatatan transaksi ini dilakukan dengan langkah:
1. Mengisi nama pelanggan dalam hal ini PT. SUKSES
2. Mengisi Ship to (terisi dengan sendirinya jika alamat PT. SUKSES sudah dimasukkan dalam kartu pelanggan (Card File).
3. Invoice – terisi dengan sendirinya atau diganti
4. Date - isi dengan tanggal transaksi dalam hal ini tanggal 1/1/08.
5. Customer PO (abaikan)
6. Ship –isi dengan angka 20
7. Item number – isi dengan Kode barang
8. Description – isi dengan Mesin Kapal
9. Price – isi dengan harga per satuan
10. Disc% - isi dengan diskon 5%
11. Total – terisi dengan sendirinya
12. Salesperson –Klik dan pilih salah satu
13. Comment –Klik dan pilih salah satu
14. Ship via –Klik dan pilih salah satu
15. Promise date –isi dengan tanggal pembayaran pelunasan tanggal 15/1/08
16. Inquiry Source – abaikan
17. Freight – abaikan
18. Total Amount – terisi angka Rp 38.000.000.,
19. Paid Today –isi dengan angka Rp 50.000.000.,
20. Balance Due –terisi langsung.
21. Klik tombol Record – Proses transaksi selesai.




PRAKTIKUM X

Retur Penjualan (Penjualan Tunai)
Pengembalian barang yang dilakukan konsumen karena rusak atau cacat dan pengembalian uang yang dilakukan oleh penjual.
- Pengembalian barang dicatat melalui modul Sales-Sales
- Pengembalian uang dicatat melalui model Sales-Settle Returns & Credit
Langkah-langkah:
1. Catat pengembalian barang melalui modul Sales
2. Klik Sales-Settle Returns & Credit kemudian klik Refund
3. Klik tombol Record.

Retur Penjualan (Penjualan Kredit)
Langkah-Langkah:
1. Catat pengembalian barang melalui modul Sales
2. Klik Sales-Settle Returns & Credit kemudian klik Apply to Invoice
3. Klik tombol Record.

LATIHAN
Tanggal 10 Januari 2008 PT. CERDAS menjual barang secara tunai kepada PT. SEJAHTERA berupa 10 unit komputer @ Rp 5.000.000., Tanggal 15 januari 2 unit komputer dikembalikan oleh PT. SEJAHTERA karena rusak.
Proses pencatatan transaksi ini dilakukan dengan langkah:
1. Catat penjualan tunai melalui modul Sales-Sales
2. Catat pengembalian barang melalui modul Sales-Sales
3. Catat pengembalian uang melalui modul Sales-Settle Returs & Credit dengan meng-klik Refund.
4. Klik Record-proses pencatatan selesai.

















PRAKTIKUM XI

PEMBELIAN (PURCHASE)


Menu Pembelian digunakan untukm mencatat:
Pemesanan Barang (Purchase Order)
Pembelian Barang atau Penerimaan Barang
Pengembalian barang kepada Pemasok
Mencetak Bukti Transaksi

PEMESANAN BARANG
Langkah-langkah:
1.

AMIKOM
UJIAN MID SEMESTER (Oktober-Nopember 2002)
Akuntansi II (MYOB Accounting)
(Close Book)

(Waktu: 100 Menit)

Pembelian kendaraan dalam MYOB dicatat dengan?
- Jurnal Berulang
- Jurnal Umum
- Jurnal Khusus
(Pilih salah satu dan jelaskan pengertian jurnal yang dipilih)
Pembayaran listrik dicatat dengan?
- Jurnal Umum
- Jurnal Khusus
- Jurnal Berulang
(Pilih salah satu dan jelaskan pengertian jurnal yang dipilih).

Tanggal 2/1/02, katakanlah Anda memiliki uang Rp 50.000.000, kemudian merencanakan akan mendirikan perusahaan baru.
Jika transaksi ini dimasukkan ke dalam MYOB Accounting, urutkanlah langkah anda dari awal (membuat folder) sampai (congratulations).
Jika transaksi ini dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar, bagaimana caranya MYOB accounting membantu Anda dalam memproses transaksi tersebut (Masukkan transaksi tersebut ke dalam jurnal dan buku besar dalam MYOB).

PT Amar tanggal 20/7/02 memiliki saldo awal piutang dagang
Rp 20.000.000 pada PT Sastra dan saldo awal utang dagang Rp 10.000.000 pada PT Matrix.
Keterangan:
Alamat PT. Amar (Jl. Sudirman 20, Yogyakarta, Telp, 0274 348978)
Alamat PT. Sastro (Jl. Wonosari, Playen, 27, Wonosari, Yogyakarta, Telp, 0274. 357580
Alamat PT.Matrix (Jl. Magelang, Melati, Sleman, Yogyakarta, Telp, 0274. 562997.

Diminta:
PT. Amar meminta bantuan Anda untuk memproses transaksi tersebut ke dalam MYOB Accounting (Mencatat Saldo Awal). Urutkan langkah-langkah anda dari awal sampai akhir.